出張申請書テンプレート無料ダウンロード｜書き方と必要項目

出張申請書テンプレートを無料ダウンロード

以下から、出張申請書テンプレートを無料でダウンロードできます。Word形式のため、会社名、部署名、承認欄、仮払い欄などを自社の出張旅費規程に合わせて編集できます。

出張申請書テンプレートを無料ダウンロード

自社の出張旅費規程、承認フロー、仮払いルールに合わせて、項目名や承認欄を調整してご利用ください。

出張申請書とは

出張申請書とは、社員が業務上の出張を行う前に、会社へ出張内容を申請するための書類です。出張先、目的、日程、交通手段、宿泊の有無、概算費用などを事前に確認することで、会社は出張の必要性や費用の妥当性を判断できます。

出張は交通費や宿泊費などの経費が発生しやすく、あとから内容を確認しようとしても、口頭やメールだけでは履歴が残りにくい場合があります。そのため、出張前に申請内容を整理し、承認を受けておくことが重要です。

出張申請書に必要な項目

出張申請書には、出張の内容と費用を確認できる項目を入れます。最低限、次の項目を用意しておくと運用しやすくなります。

特に重要なのは、出張目的、出張期間、概算費用です。出張目的が曖昧だと承認者が判断しにくくなり、費用の見積もりがないと経理確認にも時間がかかります。テンプレートには、承認者が判断しやすい項目をあらかじめ入れておくことが大切です。

出張申請書の書き方

1. 出張目的を具体的に書く

出張目的には「打ち合わせ」「商談」だけでなく、何のための出張なのかが分かる内容を記載します。

2. 出張期間と訪問先を明確にする

出張期間は、出発日と帰着日が分かるように記載します。複数の訪問先がある場合は、訪問先名や所在地も分かるようにしておくと、承認後の確認がしやすくなります。

3. 交通手段と宿泊の有無を書く

新幹線、飛行機、社用車、自家用車など、利用予定の交通手段を記載します。宿泊を伴う場合は、宿泊先や宿泊日数も記入します。会社によっては、出張旅費規程に基づいて承認可否や支給額を確認することがあります。

4. 概算費用を記入する

交通費、宿泊費、日当、その他費用などを分けて記載すると、承認者や経理担当者が確認しやすくなります。正確な金額が未確定の場合でも、概算金額を入れておくことで、出張全体の費用感を把握できます。

5. 必要に応じて添付資料を付ける

出張内容によっては、見積書、行程表、訪問依頼書、展示会案内、交通費の見込み資料などを添付すると、承認がスムーズになります。

出張申請書テンプレートを使うメリット

出張申請書テンプレートを使うと、申請に必要な項目を毎回ゼロから作る必要がありません。申請者は必要事項を埋めるだけで申請内容を整理でき、承認者も確認すべきポイントを把握しやすくなります。

また、部署や担当者によって書式がバラバラになることを防げるため、出張申請のルールを統一しやすくなります。ExcelやWordでテンプレートを用意しておけば、小規模な会社でもすぐに運用を始められます。

Excel・紙で出張申請を管理する場合の注意点

Excelや紙の出張申請書は、手軽に始められる一方で、運用が増えるほど管理が難しくなります。たとえば、誰が承認したのか分かりにくい、最新版のファイルが分からない、申請書がメールに埋もれる、添付資料が別管理になる、過去の申請履歴を探しにくいといった問題が起こりやすくなります。

出張申請は、申請内容だけでなく、承認状況、差戻し、添付資料、費用確認まで関係するため、件数が増えるほど一元管理が重要になります。

出張申請をシステム化するならスマ楽申請

出張申請書テンプレートは、申請内容を整理するには便利です。一方で、申請後の承認状況、差戻し、添付資料、履歴管理までExcelや紙で対応しようとすると、確認漏れや管理の手間が増えやすくなります。

スマ楽申請では、社内申請の作成、承認、履歴管理、添付ファイル管理をクラウド上でまとめて行えます。出張申請だけでなく、稟議書、購入申請、経費精算申請、有給申請、残業申請などの社内申請も整理できます。現在、正式公開に向けて事前登録を受け付けています。

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