申請書テンプレート無料ダウンロード｜社内申請で必要な項目と作り方
社内申請をスムーズに進めるには、申請内容・申請者・承認者・承認履歴を整理できる申請書テンプレートを用意しておくことが大切です。
申請書の形式が決まっていないと、申請内容に抜け漏れが出たり、承認者が判断に迷ったり、あとから「誰が・いつ・何を承認したのか」を確認しづらくなります。
このページでは、社内申請で使える申請書テンプレートを無料でダウンロードできます。あわせて、申請書に入れるべき項目、作り方、紙やExcelで管理する場合の注意点も解説します。
申請書テンプレートを無料ダウンロード
ここでは、社内申請に使える汎用的な申請書テンプレートを用意しています。申請日、申請者情報、件名、申請区分、目的・背景、申請内容、金額、希望日、添付資料、承認欄など、申請書に必要な基本項目を整理しています。経費精算、購買申請、稟議、休暇申請など、さまざまな用途に合わせて編集して使えます。
自社の申請ルールや承認フローに合わせて、項目名や承認欄を調整してご利用ください。
申請書テンプレートとは
申請書テンプレートとは、社内申請を行う際に使う書式のひな形です。申請に必要な項目があらかじめ整理されているため、毎回ゼロから書式を作る必要がありません。
テンプレートを使うことで、申請内容の抜け漏れを防ぎ、書式を統一し、作成時間を短縮できます。承認者も、決まった形式で情報が整理されているため、内容を確認しやすくなります。
稟議書や経費精算、購買申請、休暇申請など、申請の種類によって必要な項目は異なりますが、共通項目をテンプレートとして整えておくと、社内申請全体の運用がスムーズになります。
社内申請で必要な項目
申請書に記載する項目は会社や申請の種類によって異なりますが、一般的には次のような内容を入れます。
申請日
申請を行った日付を記載します。承認履歴や期限管理の基準になるため、必ず入れておきましょう。
申請者情報
氏名、所属部署、役職、連絡先などを記載します。問い合わせ先が明確になるため、承認者が確認しやすくなります。
件名
申請内容がひと目でわかる件名を付けます。例：「営業部用備品購入について」「出張旅費精算について」。
申請区分
経費精算、購買申請、休暇申請、稟議など、申請の種類を分類します。種類ごとに承認ルートが異なる場合は特に重要です。
申請の目的・背景
なぜこの申請が必要なのか、現状の課題や背景を説明します。承認者が判断しやすくなるポイントです。
申請内容の詳細
具体的に何を申請しているのかを記載します。購入品目、数量、サービス内容、実施内容などを明確に書きます。
金額・費用
初期費用、月額費用、年間費用など、費用が発生する場合は具体的な金額を記載します。予算内かどうかも分かるようにしておくとよいでしょう。
希望日・実施予定日
いつから実施したいのか、いつまでに完了させたいのかを記載します。スケジュール調整の判断材料になります。
添付資料
見積書、契約書案、比較表、製品資料など、判断に必要な資料があれば添付します。
承認欄
承認者や決裁者が確認・コメントを記入する欄を設けます。電子申請の場合は、システム上で承認履歴として記録されます。
差戻し・否認時のコメント
差し戻しや否認の理由を記録する欄があると、再申請時の修正がスムーズになります。承認履歴の一部として残すこともできます。
稟議書に特化した項目については、稟議書とは？の記事も参考にしてください。
申請書テンプレートの作り方
自社用の申請書テンプレートを作る場合は、次の5つのステップで進めると整理しやすくなります。
1. 申請の種類を洗い出す
まず、社内で行っている申請の種類を整理します。経費精算、購買申請、休暇申請、稟議、出張申請など、頻度の高いものから洗い出しましょう。
2. 共通項目を決める
すべての申請に共通する項目（申請日、申請者、所属部署、件名、承認欄など）を決めます。共通項目を統一すると、管理しやすくなります。
3. 申請ごとの専用項目を追加する
申請の種類ごとに必要な項目を追加します。例えば、購買申請なら品名・数量・発注先、経費精算なら科目・領収書添付欄などです。
4. 承認ルートを決める
申請の種類や金額に応じて、誰が承認するのかを決めます。直属の上司、部門長、経理、役員など、承認ルートを明確にしておきましょう。
5. 保管・履歴管理の方法を決める
承認後の申請書をどこに保管するか、どのくらいの期間保存するかを決めます。紙・Excel・クラウドなど、管理方法もあわせて検討します。
承認フローを図で整理したい場合は、ワークフロー図とは？の記事も参考にしてください。
申請書テンプレートを使うときの注意点
申請書テンプレートは紙やExcelでも活用できますが、運用が増えると次のような課題が出やすくなります。
最新版が分からなくなる
テンプレートを各自が編集していると、最新版がどれか分からなくなります。ファイル名のルールや共有フォルダの管理方法を決めておきましょう。
承認状況が見えにくい
紙やExcelで回覧していると、誰が確認中なのか、どこで止まっているのかが分かりにくくなります。承認状況を一覧で確認できる仕組みがあると運用しやすくなります。
添付資料が分散しやすい
申請書と添付資料が別ファイルで管理されていると、見積書や契約書が見つからなくなることがあります。申請内容と添付資料をセットで管理できるとよいでしょう。
承認履歴が残りにくい
紙の押印やExcelの回覧では、誰が・いつ・何を承認したのかを正確に残すのが難しい場合があります。監査や後からの確認が必要になると、履歴管理の重要性が増します。
申請書テンプレートから始めて、承認管理まで整える
申請書テンプレートを整えることは、社内申請を整理する第一歩です。ただし、テンプレートがあるだけでは、承認状況の確認や履歴管理、添付資料の整理まではカバーしきれない場合があります。
申請件数が増えたり、承認者が複数になったりすると、紙やExcelだけでは管理が煩雑になりやすくなります。その段階では、申請フォームと承認ルートを整備し、承認履歴や添付資料をまとめて管理できる仕組みを検討するとよいでしょう。
スマ楽申請は、中小企業向けのクラウド型ワークフロー申請サービスとして、申請・承認・履歴・添付ファイル・通知までまとめて整理できる設計を目指しています（正式公開に向けて準備中）。
テンプレートで申請書の形式を整えたあと、承認管理まで仕組み化したい場合は、スマ楽申請の事前登録をご検討ください。正式公開時期やサービス内容の案内をお送りします。
紙・Excel・メール運用との違いは、比較ページでも整理しています。セキュリティの考え方はセキュリティへの取り組みもご確認ください。
よくある質問
Q. 申請書テンプレートはWordとExcelのどちらがよいですか？
A. 文章中心の申請であればWord、金額や明細を表で管理したい場合はExcelが向いています。ただし、承認状況や履歴まで管理する場合は、テンプレートだけでなく申請管理の仕組みも検討するとよいです。
Q. 申請書に必ず入れるべき項目は何ですか？
A. 申請日、申請者、所属部署、件名、申請内容、目的・背景、金額、希望日、承認欄は入れておくと管理しやすくなります。申請の種類によって、添付資料や専用項目を追加します。
Q. 紙の申請書でも問題ありませんか？
A. 申請件数が少ないうちは紙でも運用できます。ただし、承認状況の確認、添付資料の管理、過去申請の検索、承認履歴の保存が必要になると、紙だけでは管理が難しくなりやすいです。
Q. Excelで申請書を管理する場合の注意点はありますか？
A. 最新版の管理、ファイル名のルール、保存場所、承認後の履歴管理を決めておく必要があります。複数人で運用する場合は、誰が更新したのか分からなくならないように注意が必要です。
Q. 申請書テンプレートを自社用に変更してもよいですか？
A. はい。自社の申請ルールや承認フローに合わせて、項目を追加・削除して使うのがおすすめです。