購入申請書テンプレート無料ダウンロード｜書き方と承認項目
購入申請書は、備品・消耗品・機器・システムなどを会社の予算で購入する前に、内容と金額を整理して承認を得るための書類です。形式が決まっていないと、購入理由の不足、見積書の添付漏れ、承認の遅れなど、購買プロセスの確認負担が増えやすくなります。
このページでは、社内申請に使える購入申請書テンプレートを無料でダウンロードできます。あわせて、必要な項目、書き方、承認時の確認ポイントも解説します。
購入申請書テンプレート無料ダウンロード
ここでは、備品・消耗品・システム購入などに使える購入申請書テンプレートを用意しています。申請者情報、購入内容、購入目的、購入先候補、金額、希望納期、添付資料欄、承認欄など、購入申請に必要な基本項目を整理しています。自社の購買ルールに合わせて編集して使えます。
自社の購買規程、承認フロー、予算区分に合わせて、項目名や承認欄を調整してご利用ください。
購入申請書とは
購入申請書とは、会社の予算で備品・機器・サービスなどを購入・発注する前に、購入内容・金額・理由を整理し、上長や購買担当、経理などの承認を得るために作成する書類です。
たとえば、次のような場面で使われます。
- オフィス備品や消耗品を購入したいとき
- PCやプリンターなどの機器を導入したいとき
- 業務用ソフトウェアやクラウドサービスを契約したいとき
- イベント用品や販促物を発注したいとき
購入申請書があることで、何を・いくらで・なぜ購入するのかが明確になり、承認者が判断しやすくなります。金額が大きい案件や、稟議が必要な案件では、購入申請書をもとにさらに上位の承認を得る流れになることもあります。
購入申請書に必要な項目
購入申請書に記載する項目は会社によって異なりますが、一般的には次のような内容を入れます。
申請者情報
氏名、所属部署、役職、連絡先などを記載します。購入後の問い合わせ先や、承認者が確認すべき担当者を明確にするために重要です。
購入内容
購入する品目・サービス名、数量、型番、仕様などを具体的に記載します。例：「A4コピー用紙 10箱」「営業部用ノートPC 3台」。
購入目的・必要理由
なぜその購入が必要なのか、業務上どのような効果が見込めるのかを説明します。承認者が判断しやすくなるポイントです。
購入先候補
発注先や購入先の候補を記載します。複数の候補がある場合は、選定理由もあわせて書くとよいでしょう。
金額・予算区分
税込・税抜を明確にし、合計金額や予算内かどうかを記載します。予算科目やコストセンターの指定がある場合も忘れずに書きます。
希望納期
いつまでに納品・導入が必要かを記載します。業務開始日やイベント日程に合わせた納期がある場合は、その理由も書いておきましょう。
添付資料
見積書、カタログ、比較表、契約書案など、判断に必要な資料を添付します。資料があると、承認者が内容を確認しやすくなります。
購入申請書の書き方
購入申請書は、承認者が短時間で内容を判断できるように書くことが大切です。以下のポイントを意識しましょう。
件名は内容が分かるように書く
「購入について」ではなく、「営業部用ノートPC 3台購入について」「会議室用ホワイトボード購入について」のように、購入内容がひと目でわかる件名を付けます。
購入理由は業務上の必要性を書く
「必要だから」ではなく、現状の課題と、購入によって改善される点をセットで書きます。例：「現在のPCが老朽化しており、起動や資料作成に時間がかかっているため、業務効率化のために更新が必要です。」
金額は税込・税抜を明確にする
税込・税抜のどちらで記載するかを明記し、合計金額を具体的に書きます。見積書の金額と申請書の金額が一致しているかも確認しましょう。
比較検討した内容を残す
複数の購入先や製品候補がある場合は、なぜその案を選んだのかを記載します。比較表や見積書を添付すると、承認者が納得しやすくなります。
購入申請の承認項目
承認者は、購入申請書を確認する際に、おおむね次のような観点で判断します。
- 購入内容が業務上必要かどうか
- 金額が妥当か、予算内かどうか
- 購入先の選定理由が適切かどうか
- 見積書や比較検討の内容が十分かどうか
- 納期が業務スケジュールに合っているかどうか
- 社内ルールや購買規程に沿っているかどうか
- 類似の購入実績や重複購入がないかどうか
申請者側でも、これらの観点を意識して情報を整理しておくと、差し戻しが減り、承認がスムーズになりやすくなります。稟議が必要な案件については、稟議書とは？の記事も参考にしてください。
Excelや紙で購入申請を管理する場合の注意点
購入申請書はExcelや紙でも運用できますが、申請件数が増えると次のような課題が出やすくなります。
- 最新版のテンプレートやルールが共有されず、書式がバラバラになる
- 承認状況がリアルタイムで分からず、どこで止まっているか把握しにくい
- 見積書や添付資料が申請書と別管理になり、紛失・未添付が起きやすい
- 承認履歴や差し戻し理由が残りにくく、あとから確認しづらい
- 過去の購入申請を検索・集計するのに時間がかかる
- 金額や購入先の重複チェックが難しく、確認漏れが起きやすい
テンプレートは作成の出発点として有効ですが、承認状況・履歴・添付資料まで含めて管理したい場合は、Excelや紙だけでは限界が出やすくなります。
購入申請をスムーズに管理するには
購入申請書のテンプレートで形式を整えたあと、承認状況の確認、見積書の添付、承認履歴の保存まで含めて仕組み化したい場合は、ワークフロー申請システムの活用も選択肢になります。
スマ楽申請は、中小企業向けのクラウド型ワークフロー申請サービスとして、購入申請をはじめとした社内申請の整理をサポートします（正式公開に向けて準備中）。申請・承認・履歴・添付ファイル・通知までまとめて管理しやすくする設計を目指しています。
購入申請のテンプレート整備から、承認管理まで仕組み化したい場合は、スマ楽申請の事前登録をご検討ください。正式公開時期やサービス内容の案内をお送りします。
よくある質問
Q. 購入申請書はどのようなときに必要ですか？
A. 備品、消耗品、機器、システム、外部サービスなど、会社の予算で購入・発注する前に承認を得る必要がある場合に使います。金額や品目によっては、購入申請のあとに稟議や決裁が必要になることもあります。
Q. 購入申請書と稟議書の違いは何ですか？
A. 購入申請書は、購入内容・金額・購入先などを整理して承認を得るための書類です。稟議書は、支出や契約、施策などについてより広い範囲で承認・決裁を得るために使われることが多い書類です。会社によって使い分けや名称が異なります。
Q. 購入申請書には見積書を添付した方がよいですか？
A. はい。見積書があると、金額の妥当性や購入先の選定理由を確認しやすくなります。複数社から見積を取った場合は、比較表を添付すると承認がスムーズになることがあります。
Q. 購入申請書はExcelでも作れますか？
A. 社内ルールで認められていれば、ExcelやWordで作成しても問題ありません。ただし、申請件数が増えると、承認状況や添付資料、履歴管理が煩雑になりやすいため、運用方法もあわせて検討するとよいでしょう。
Q. 購入申請の承認ルートはどう決めればよいですか？
A. 金額、品目、部署、予算区分などに応じて決めるのが一般的です。直属の上司、部門長、購買担当、経理、役員など、会社の購買規程や承認フローに沿ってルール化しておくと運用しやすくなります。
まとめ
購入申請書は、備品・消耗品・システム購入など、会社の予算で購入する前に内容と金額を整理し、承認を得るための書類です。申請者情報、購入内容、購入理由、金額、希望納期、添付資料をわかりやすく記載することが重要です。
まずは無料テンプレートをもとに、自社の購買ルールに合わせて形式を整えましょう。Excelや紙での管理が煩雑になってきた場合は、承認状況・履歴・添付資料まで含めた仕組み化も検討すると、購入申請の運用がスムーズになりやすくなります。
自社の購買規程、承認フロー、予算区分に合わせて、項目名や承認欄を調整してご利用ください。