残業申請書テンプレート無料ダウンロード｜書き方と注意点
残業を行う前後には、残業予定日・時間・理由・承認者などを整理して記録しておくことが大切です。口頭やチャットだけでやり取りしていると、申請の有無、承認状況、勤怠データとの照合があいまいになりやすくなります。
このページでは、残業申請書テンプレートを無料でダウンロードできます。あわせて、残業申請書に入れるべき項目、書き方、運用上の注意点、Excel・紙で管理する場合の課題も解説します。
本記事は一般的な情報提供を目的としており、特定の法的判断を保証するものではありません。残業・労働時間の取り扱いは会社の就業規則や36協定に合わせて確認してください。必要に応じて社労士などの専門家に確認してください。
残業申請書テンプレートを無料ダウンロード
以下から、残業申請書テンプレートを無料でダウンロードできます。Word形式のため、会社名、部署名、承認欄、36協定に関する確認欄などを自社の運用に合わせて編集できます。紙やExcelで残業申請を整理したい場合や、社内ルール整備のたたき台としてご利用ください。
テンプレートは申請内容を整理するための基本フォーマットです。就業規則や36協定に合わせて項目や提出期限を調整してください。
残業申請書とは
残業申請書とは、法定外残業や時間外労働を行う前後に、残業予定日・時間・理由・業務内容・承認者などを記録するための書類です。会社の就業規則や36協定、勤怠管理の運用に沿って、残業の必要性と承認状況を整理する目的で使われます。
残業申請書を整備しておくことで、承認者は業務上の必要性を確認しやすくなり、申請者側も「いつ・何のために・どのくらい残業するのか」を明確にできます。ただし、残業時間の上限や手続きの詳細は会社ごとに異なるため、就業規則や36協定を必ず確認してください。
残業申請書に必要な項目
残業申請書に記載する項目は会社によって異なりますが、一般的には次のような内容を入れます。
申請日
残業申請を提出した日付です。事前申請か事後申請かを区別する際の基準にもなります。
申請者名
残業を行う従業員の氏名です。
所属部署
部署やチームを記載します。承認者や勤怠管理者が確認しやすくなります。
残業予定日
残業を行う予定の日付を記載します。複数日にわたる場合は、日付ごとに分けると管理しやすくなります。
残業予定時間
開始時刻・終了時刻、または残業時間数を記載します。会社の勤怠管理ルールに合わせて形式を統一しましょう。
残業理由
業務上なぜ残業が必要なのかを具体的に記載します。承認者が判断しやすいよう、作業内容を簡潔に書きます。
業務内容
残業中に行う作業の概要を記載します。例：「月次レポート作成」「納期対応の資料修正」。
承認欄
直属上長、部門長など、承認者の確認欄を設けます。承認日やコメント欄があると履歴管理しやすくなります。
備考
36協定の上限に関する確認事項、引き継ぎ、代替対応の有無など、補足があれば記載します。
残業申請書の書き方
残業申請書は、承認者が短時間で内容を判断できるように、日付・時間・理由を正確に記載することが大切です。以下のポイントを意識しましょう。
残業理由は具体的に書く
「忙しいため」だけでは判断材料が不足しがちです。どの案件・どの作業のために残業が必要なのかを簡潔に記載しましょう。
日付と時間を正確に記載する
残業予定日、開始・終了時刻、残業時間数を明確にします。勤怠管理システムやタイムカードとの照合がしやすくなります。
事前申請のルールに合わせる
会社によっては、残業前に申請・承認を得るルールがあります。就業規則や36協定、社内ルールに沿ったタイミングで提出しましょう。
承認後の変更も記録する
残業時間が延びたり、予定が変更になった場合は、修正内容と理由を残せるようにしておくと、後から確認しやすくなります。
残業申請書を運用するときの注意点
残業申請は労働時間管理に関わるため、テンプレートを導入する際も社内ルールとの整合を意識することが重要です。
36協定・就業規則との整合
残業時間の上限や手続きは、会社の36協定や就業規則によって異なります。テンプレートを使う際も、社内ルールに合わせて項目や承認フローを調整してください。
事前申請と事後申請の使い分け
事前に承認を得る運用か、実績をもとに事後申請する運用かは会社ごとに異なります。どちらを採用するかを明確にし、混在しないようにすることが大切です。
残業実績との照合
申請書の内容と、実際の勤怠記録（タイムカード、勤怠システム）が一致しているか定期的に確認しましょう。不一致があると、労務管理や給与計算で問題になりやすくなります。
承認履歴の保管
誰がいつ承認したか、差し戻しや修正があったかを記録しておくと、後からの確認や監査対応に役立ちます。
本記事は一般的な情報提供を目的としており、特定の法的判断を保証するものではありません。残業・労働時間の取り扱いは会社の就業規則や36協定に合わせて確認してください。必要に応じて社労士などの専門家に確認してください。
Excel・紙で残業申請を管理する場合の課題
残業申請書テンプレートは、申請内容を整理するには便利です。一方で、紙やExcelだけで運用していると、勤怠データとの照合、承認状況の確認、36協定に関する集計、履歴管理が煩雑になりやすいです。
- 申請書と勤怠データが別管理になり、照合に手間がかかる
- 承認状況がリアルタイムで分からず、確認漏れが起きやすい
- 紙やメール添付では最新版・修正版が分かりにくい
- 36協定の上限や残業時間の集計が煩雑になりやすい
- 差戻し理由や承認履歴が残りにくい
- 部署や拠点が増えると、申請の進捗把握が難しくなる
残業申請をクラウドで管理するメリット
残業申請は件数が多くなりやすく、承認・履歴・勤怠との整合が重要な社内申請のひとつです。申請、承認、差戻し、履歴、通知をクラウド上で管理できるようにすると、紙やExcelよりも状況を確認しやすくなります。
スマ楽申請では、残業申請をはじめとした社内申請の作成・承認・履歴管理をクラウド上で整理できます。有給申請、経費精算、購入申請など、複数の申請業務をまとめて扱う運用にも向いています（正式公開に向けて準備中）。
本記事は一般的な情報提供を目的としており、特定の法的判断を保証するものではありません。残業・労働時間の取り扱いは会社の就業規則や36協定に合わせて確認してください。必要に応じて社労士などの専門家に確認してください。
よくある質問
Q. 残業申請書は必ず必要ですか？
A. 会社の就業規則や36協定、勤怠管理の運用によって異なります。残業の事前確認や承認を記録する手段として使われることが多いですが、必須かどうかは社内ルールを確認してください。
Q. 残業申請は事前に出すべきですか？
A. 事前申請を求める会社もあれば、事後に実績を報告する運用の会社もあります。業務調整や労務管理の観点から、多くの場合は事前申請が推奨されることがありますが、最終的には就業規則や36協定に合わせて判断してください。
Q. 残業理由はどのように書けばいいですか？
A. どの業務のために、どのくらいの時間残業が必要なのかを具体的に書くとよいでしょう。例：「納期対応のため、提案資料の最終確認と修正作業を行うため」。詳細な書き方は社内ルールに合わせて調整してください。
Q. Excelで残業申請を管理しても問題ありませんか？
A. 少人数・少件数であればExcelや紙でも運用できます。ただし、申請件数が増えると承認状況の確認、勤怠データとの照合、履歴管理が煩雑になりやすいため注意が必要です。
Q. 残業申請書テンプレートは自由に編集できますか？
A. はい。自社の就業規則、36協定、承認フロー、勤怠管理の運用に合わせて項目を追加・削除して使うのがおすすめです。