経費精算申請書テンプレート無料ダウンロード｜書き方と必要項目
経費精算は、出張や営業活動などで立て替えた交通費・宿泊費・接待費などを会社に請求するための手続きです。申請書の形式が決まっていないと、領収書の添付漏れ、勘定科目の誤り、承認の遅れなど、精算ミスや確認の手間が増えやすくなります。
このページでは、立替精算・交通費精算・仮払精算に使える経費精算申請書テンプレートを無料でダウンロードできます。あわせて、必要な項目、書き方、Excelや紙で管理する際の注意点も解説します。
経費精算申請書テンプレートを無料ダウンロード
ここでは、経費精算に使える申請書テンプレートを用意しています。申請日、申請者情報、精算区分、利用日、用途、勘定科目、金額、支払先、領収書添付欄、承認欄など、経費精算に必要な基本項目を整理しています。立替精算、交通費精算、仮払精算など、さまざまな精算に合わせて編集して使えます。
自社の勘定科目、承認フロー、精算期限に合わせて、項目名や明細欄を調整してご利用ください。
経費精算申請書とは
経費精算申請書とは、社員が立て替えた経費や、業務上発生した費用を会社に請求するために作成する書類です。いつ・誰が・何のために・いくら使ったのかを整理し、上長や経理担当の承認を得て精算を進めます。
経費精算申請書には、利用日、用途、勘定科目、金額、領収書の添付など、経理処理に必要な情報が含まれます。形式が統一されていると、申請者・承認者・経理担当のいずれにとっても確認しやすくなります。
汎用的な申請書テンプレートについては、申請書テンプレート無料ダウンロードの記事も参考にしてください。
経費精算申請書に必要な項目
経費精算申請書に記載する項目は会社によって異なりますが、一般的には次のような内容を入れます。
申請日
経費精算を申請した日付を記載します。精算期限の管理や承認履歴の基準になるため、必ず入れておきましょう。
申請者情報
氏名、所属部署、社員番号、連絡先などを記載します。振込先口座の確認や問い合わせ先を明確にするために重要です。
精算区分
立替精算、交通費精算、仮払精算など、どの種類の精算かを分類します。区分によって必要な項目や承認ルートが異なる場合があります。
利用日
経費が発生した日付を記載します。領収書の日付と一致させることが大切です。複数の経費がある場合は、明細ごとに記載します。
用途・目的
何のために使った経費なのかを具体的に記載します。例：「○○社との商談」「出張先での移動」「会議用備品購入」。
勘定科目
旅費交通費、接待交際費、消耗品費、通信費など、会社の会計ルールに沿った科目を選びます。科目の選び方が不明な場合は、経理担当に確認しましょう。
金額
税込・税抜のどちらで記載するか、会社のルールに合わせます。複数の経費がある場合は、明細ごとの金額と合計金額を記載します。
支払先
経費を支払った相手先（店舗名、サービス名など）を記載します。領収書の内容と一致させることで、経理確認がスムーズになります。
領収書・証憑
領収書、レシート、利用明細など、経費の根拠となる資料を添付します。電子領収書の場合は、社内ルールに沿って保存・添付します。
承認欄
上長や経理担当が確認・承認する欄を設けます。電子申請の場合は、システム上で承認履歴として記録されます。
経費精算申請書の書き方
経費精算申請書は、情報を正確に整理することが大切です。承認者や経理担当が迷わず確認できるよう、次のポイントを意識しましょう。
1. 領収書と内容を一致させる
申請書に記載した利用日、金額、支払先が、領収書の内容と一致しているか確認します。不一致があると、差し戻しや確認の手間が増えます。
2. 勘定科目を正しく選ぶ
用途に応じて適切な勘定科目を選びます。科目の判断に迷う場合は、申請前に経理担当や上長に確認しておくとスムーズです。
3. 内訳を明確に書く
複数の経費をまとめて申請する場合は、明細表形式で日付・内容・金額・科目を整理します。合計金額だけでなく、内訳が見えるように書きましょう。
4. 精算期限を守る
会社によって「利用日から○日以内に申請」などのルールがあります。期限を過ぎると精算できない場合もあるため、早めに申請する習慣をつけましょう。
5. 添付資料を忘れない
領収書や利用明細は、申請書とセットで提出します。紙の場合はクリップで止める、Excelの場合はファイル名を統一するなど、添付のルールも決めておくとよいでしょう。
立替精算・交通費精算・仮払精算の違い
経費精算には、精算の種類によって申請の進め方や必要項目が異なります。主な3つの区分を理解しておきましょう。
立替精算
自分の費用で立て替えた経費を、後から会社に請求する精算です。出張費、接待費、備品購入費など、さまざまな経費が対象になります。領収書の添付が必須となることが多いため、申請書には明細と証憑欄を設けておくと管理しやすくなります。
交通費精算
電車・バス・タクシーなど、移動にかかった交通費を精算する形式です。定期券区間の控除や、最も経済的な経路の選択など、会社ごとにルールが異なります。区間・金額・利用目的を明記できるテンプレートが向いています。
仮払精算
出張やイベントなど、事前に会社から仮払いを受けたうえで、実際に使った金額を精算する形式です。仮払金額、使用金額、差額（返金または追加請求）を記載できる項目があるとよいでしょう。
Excel・紙で経費精算を管理する場合の限界
経費精算申請書はExcelや紙でも運用できますが、申請件数が増えると次のような課題が出やすくなります。
- 領収書が申請書と別管理になり、紛失・未添付が起きやすい
- 承認状況がリアルタイムで分からず、精算が止まっていても気づきにくい
- 同じ領収書の二重申請や、重複精算のチェックが難しい
- 部門別・科目別の集計や分析に時間がかかる
- 最新版のテンプレートやルールが共有されず、書式がバラバラになる
- 承認履歴や差し戻し理由が残りにくく、あとから確認しづらい
小規模なうちはExcelでも対応できますが、承認者が複数になったり、領収書の管理が煩雑になったりすると、ミスや確認漏れが起きやすくなります。
経費精算申請を仕組み化する
テンプレートで申請書の形式を整えたあと、承認状況の確認、領収書の添付、承認履歴の保存まで含めて仕組み化したい場合は、ワークフロー申請システムの活用も選択肢になります。
スマ楽申請は、中小企業向けのクラウド型ワークフロー申請サービスとして、経費精算をはじめとした社内申請の整理をサポートします（正式公開に向けて準備中）。申請・承認・履歴・添付ファイル・通知までまとめて管理しやすくする設計を目指しています。
経費精算のテンプレート整備から、承認管理まで仕組み化したい場合は、スマ楽申請の事前登録をご検討ください。
セキュリティの考え方はセキュリティへの取り組みもご確認ください。
よくある質問
Q. 経費精算申請書はWordとExcelのどちらがよいですか？
A. 明細が少なく文章中心ならWord、複数行の交通費や立替明細を表形式で管理したい場合はExcelが向いています。ただし、承認状況や領収書の管理まで含める場合は、テンプレートだけでなく申請管理の仕組みも検討するとよいです。
Q. 経費精算申請書に必ず入れるべき項目は何ですか？
A. 申請日、申請者、所属部署、利用日、用途、勘定科目、金額、支払先、領収書添付欄、承認欄は入れておくと管理しやすくなります。立替・交通費・仮払の区分も明記しておくとよいでしょう。
Q. 領収書がない場合でも精算できますか？
A. 会社のルールによります。原則として領収書や証憑が必要ですが、少額の経費や電子領収書など、例外ルールがある場合もあります。社内規定を確認してください。
Q. Excelで経費精算を管理する場合の注意点はありますか？
A. ファイル名のルール、保存場所、最新版の管理、承認後の履歴保存を決めておく必要があります。複数人で運用する場合は、誰が更新したのか分からなくならないように注意が必要です。
Q. 経費精算申請書テンプレートを自社用に変更してもよいですか？
A. はい。自社の勘定科目、承認フロー、精算期限、添付ルールに合わせて項目を追加・削除して使うのがおすすめです。