有給申請書テンプレート無料ダウンロード｜書き方と申請項目
有給休暇を取得するときは、取得希望日や日数、申請者、承認者などを正しく記録しておくことが大切です。
口頭やメールだけで運用していると、申請日、承認状況、残日数の確認があいまいになりやすく、後から「申請した・していない」「承認された・されていない」といった確認が必要になることもあります。
このページでは、有給申請書テンプレートを無料でダウンロードできます。あわせて、有給申請書に入れるべき項目、書き方、Excel・紙で管理する場合の注意点も解説します。
有給申請書テンプレート無料ダウンロード
以下から、有給申請書テンプレートを無料でダウンロードできます。Word形式で作成しているため、会社名、部署名、承認欄などを自社の運用に合わせて編集できます。まずは紙やExcelで有給申請を整理したい場合や、社内ルールを整備する前のたたき台としてご利用ください。
テンプレートは、申請内容を整理するための基本フォーマットです。実際の運用では、就業規則や社内規程に合わせて項目や提出期限を調整してください。
有給申請書とは
有給申請書とは、従業員が年次有給休暇を取得する際に、取得希望日や取得日数、申請理由、承認者などを記録するための書類です。
有給休暇は、一定の条件を満たした従業員に付与される休暇で、原則として労働者が取得する時季を指定できます。一方で、会社側では勤怠管理、業務調整、取得状況の把握が必要になるため、申請内容と承認履歴を残せる形で管理しておくことが重要です。
有給申請書に入れるべき項目
有給申請書に記載する項目は会社によって異なりますが、一般的には次のような内容を入れます。
申請日
申請書を提出した日付です。後から申請のタイミングを確認できるようにします。
申請者名
有給休暇を取得する従業員の氏名です。
所属部署
部署やチームを記載します。承認者や勤怠管理者が確認しやすくなります。
取得希望日
有給休暇を取得したい日を記載します。複数日にわたる場合は開始日と終了日を分けると分かりやすくなります。
取得日数
1日、半日、時間単位など、会社の制度に合わせて記載します。
休暇区分
年次有給休暇、半日有給、時間単位有給など、区分を選べるようにします。
申請理由
私用、通院、家庭都合などを記載する欄です。ただし、詳細な理由を必須にするかどうかは会社の運用方針に合わせて調整します。
業務引き継ぎ内容
休暇中に必要な対応や、引き継ぎ先がある場合に記載します。
承認欄
上長、部門長、管理部門など、承認者の確認欄を設けます。
備考
補足事項がある場合に記載します。
有給申請書の書き方
有給申請書を書くときは、取得したい日付と日数を正確に記載することが大切です。特に、半日有給や時間単位有給を利用する場合は、会社の制度に合わせて区分を明確にしておくと、勤怠管理の確認がしやすくなります。
また、休暇中に対応が必要な業務がある場合は、引き継ぎ先や対応内容を記載しておくと、承認者も判断しやすくなります。
書き方の例
申請日：2026年6月10日
申請者：山田 太郎
所属：営業部
取得希望日：2026年6月20日
取得日数：1日
休暇区分：年次有給休暇
申請理由：私用のため
引き継ぎ事項：当日の問い合わせ対応は佐藤さんへ共有済み
承認者：営業部長
有給申請書を作るときの注意点
取得希望日と取得日数を明確にする
有給休暇の管理では、いつ、何日分を取得するのかを正確に残すことが大切です。日付だけでなく、1日、半日、時間単位などの区分も分かるようにしておくと、勤怠管理との照合がしやすくなります。
申請期限は社内ルールに合わせて設定する
有給申請は、会社ごとに「何日前までに申請するか」を決めていることがあります。法律上の扱いだけでなく、実際の業務調整やシフト調整を考えると、社内ルールとして申請期限を明確にしておくと運用しやすくなります。
承認履歴を残す
有給申請では、申請内容だけでなく、誰がいつ承認したかも重要です。紙やExcelで管理する場合でも、承認日、承認者、差戻し理由などを残せるようにしておくと、後から確認しやすくなります。
残日数管理と混同しない
有給申請書は、あくまで取得申請を記録する書類です。有給休暇の付与日数や残日数の管理は、勤怠管理表や別の管理台帳とあわせて確認する必要があります。
Excel・紙で有給申請を管理する場合の注意点
有給申請書テンプレートは、申請内容を整理するには便利です。一方で、紙やExcelだけで運用していると、承認状況の確認、申請書の保管、残日数との照合、差戻し履歴の管理が煩雑になりやすいです。特に、部署や拠点が増えると、申請書がどこまで承認されているのか、誰の確認待ちなのかが分かりにくくなることがあります。
- 申請書が紙で保管され、後から探しにくい
- メール添付で送ると最新版が分かりにくい
- 承認者が不在だと処理が止まりやすい
- 取得日数や残日数の確認が別管理になりやすい
- 差戻しや修正履歴が残りにくい
有給申請をシステム化すると管理しやすいこと
有給申請は、件数が多くなりやすい社内申請のひとつです。申請、承認、履歴、添付、通知をシステム上で管理できるようにすると、紙やExcelよりも状況を確認しやすくなります。
スマ楽申請では、社内申請の作成・承認・履歴管理をクラウド上で整理できます。有給申請だけでなく、稟議書、経費精算、購入申請、残業申請、出張申請など、複数の申請業務をまとめて扱う運用にも向いています。正式公開に向けて、現在事前登録を受け付けています。
よくある質問
Q. 有給申請書にはどのような項目が必要ですか？
A. 申請日、申請者名、所属部署、取得希望日、取得日数、休暇区分、申請理由、引き継ぎ内容、承認欄、備考などを入れておくと管理しやすくなります。会社の就業規則や勤怠管理の運用に合わせて項目を調整してください。
Q. 有給休暇の理由は必ず書く必要がありますか？
A. 詳細な理由まで必須にするかどうかは、会社の運用方針に合わせて検討します。テンプレートでは「私用のため」など簡潔に記載できる欄を用意しておくと使いやすくなります。
Q. 有給申請は何日前までに出すべきですか？
A. 法律上の考え方だけでなく、業務調整やシフト調整の都合もあるため、会社ごとに申請期限を決めておくと運用しやすくなります。就業規則や社内ルールに合わせて設定してください。
Q. 有給申請書はExcelや紙で管理しても問題ありませんか？
A. 少人数であればExcelや紙でも始められます。ただし、申請件数が増えると、承認状況、保管場所、残日数との照合、差戻し履歴の管理が煩雑になりやすいため注意が必要です。
Q. 有給申請の承認履歴を残すにはどうすればよいですか？
A. 紙やExcelの場合は、承認日、承認者、コメント欄を設けて記録します。より確実に管理する場合は、申請・承認・差戻し・履歴をまとめて残せるワークフローシステムを使う方法があります。