稟議書とは？｜テンプレート無料ダウンロード

稟議書とは

稟議書とは、自分の権限だけでは決定できない事案について、上司や関係部署、決裁者から承認を得るために作成する文書です。

たとえば、次のような場面で使われます。

• 備品や設備を購入したいとき
• 外部サービスを契約したいとき
• 新しい取引先と契約したいとき
• 採用や人員配置について承認を得たいとき
• 社内制度や業務フローを変更したいとき

稟議書では、単に「これをやりたい」と伝えるだけでは不十分です。なぜ必要なのか、いくらかかるのか、どのような効果があるのか、リスクはないのかを整理して、承認者が判断しやすい状態にすることが大切です。

稟議書の目的

稟議書の目的は、社内の意思決定を文書として残し、関係者の承認を得たうえで業務を進めることです。

稟議書を使うことで、誰が申請し、誰が確認し、誰が最終的に決裁したのかが明確になります。また、判断の根拠や承認の履歴が残るため、あとから経緯を確認しやすくなります。

特に、費用が発生する案件や社外との契約が関わる案件では、口頭だけで進めるとトラブルにつながる可能性があります。稟議書を作成しておくことで、内容の認識違いを防ぎ、社内の合意を取りながら安全に進めやすくなります。

稟議の基本的な流れ

稟議は、一般的に次のような流れで進みます。

1. 起案する

まず、申請者が稟議書を作成します。提案内容、背景、目的、金額、期待効果、実施時期、リスクなどを整理し、承認者が内容を判断できるようにまとめます。

2. 回覧する

作成した稟議書を、社内の承認ルートに沿って回覧します。直属の上司、関係部署、部門長、役員など、会社のルールに応じて確認者が変わります。

3. 承認を得る

承認者は、稟議書の内容が妥当かどうかを確認します。問題がなければ承認されますが、内容に不足や疑問点がある場合は差し戻しになることもあります。

4. 決裁される

必要な承認がそろったあと、最終決裁者が可否を判断します。決裁が下りると、稟議書に記載した購入、契約、施策などを正式に進められるようになります。

稟議書に必要な項目

稟議書に記載する項目は会社によって異なりますが、一般的には次のような内容を入れます。

稟議書を書くときのポイント

稟議書は、情報をただ並べるだけでは通りにくくなります。承認者が短時間で判断できるように、次のポイントを意識しましょう。

結論から書く

最初に「何について承認してほしいのか」を明確に書きます。背景説明から長く始めると、読み手が要点をつかみにくくなります。

理由と効果をセットで書く

「必要だから購入したい」だけでは、承認者は判断しにくくなります。なぜ必要なのか、導入すると何が改善されるのかをセットで書きましょう。

金額は具体的に書く

稟議では、費用の妥当性が重要な判断材料になります。単に「費用がかかります」と書くのではなく、初期費用、月額費用、年間費用などを具体的に記載しましょう。

比較・根拠を入れる

複数の選択肢がある場合は、なぜその案を選んだのかがわかるようにします。比較表や見積書を添付すると、承認者が納得しやすくなります。

事前に関係者へ確認しておく

稟議書を提出してから初めて関係者に共有すると、差し戻しになることがあります。金額が大きい案件や関係部署が多い案件では、事前に上司や関係部署へ相談しておくとスムーズです。

稟議書のメリット

稟議書を使うメリットは、重要な判断を文書で整理しながら進められることです。

• 会議を開かなくても承認を得られる
• 判断に必要な情報をまとめて共有できる
• 承認履歴を残せる
• 複数人で内容を確認できる
• あとから経緯を確認しやすい

特に、支出や契約が関わる案件では、文書として記録を残すことが重要です。稟議書があることで、口頭確認だけで進めるよりも、社内の合意形成がしやすくなります。

稟議書のデメリット・注意点

一方で、稟議書には注意点もあります。

• 作成に手間がかかる
• 承認者が多いと時間がかかる
• 差し戻しが発生するとさらに遅れる
• 責任の所在があいまいになる場合がある
• 急ぎの判断には向かないことがある

特に紙やExcelで運用している場合、誰が確認中なのか分かりにくくなったり、最新版がどれか分からなくなったりすることがあります。承認の進捗管理が難しい場合は、ワークフローシステムの活用も検討するとよいでしょう。

稟議書の種類

稟議書には、目的に応じていくつかの種類があります。

契約稟議

業務委託契約、保守契約、システム契約、取引先との契約など、社外との契約を結ぶときに使います。

購買稟議

備品、機械、設備、システム、サービスなどを購入するときに使います。金額や購入理由、比較検討の内容が重要です。

採用稟議

新しい人材を採用する際に使います。採用理由、必要な人員、想定コスト、採用後の役割などを記載します。

稟議書・起案書・決裁書の違い

稟議書と似た言葉に、起案書や決裁書があります。

起案書との違い

起案書は、社内で実行したい事案やプロジェクトの原案をまとめる文書です。稟議書とほぼ同じ意味で使われることもあります。実務では、会社によって「稟議書」と呼ぶ場合もあれば、「起案書」と呼ぶ場合もあります。

決裁書との違い

決裁書は、最終的な判断を行うための書類です。稟議書は複数の関係者に回覧されることが多いのに対し、決裁書は最終決裁者が判断するための文書として使われます。

稟議書テンプレートを活用するメリット

稟議書を毎回ゼロから作成すると、必要な項目が抜けたり、書き方にばらつきが出たりしやすくなります。

• 必要項目の抜け漏れを防げる
• 書式を統一できる
• 作成時間を短縮できる
• 承認者が確認しやすくなる
• 過去の稟議書と比較しやすくなる

特に、社内でまだ稟議書のフォーマットが決まっていない場合は、テンプレートをもとに自社用に調整すると運用しやすくなります。

無料で使える稟議書テンプレート

ここでは、稟議書の作成に使えるテンプレートを用意しています。作成日、起案部署、件名、目的、概要、金額、実施時期、添付書類、承認欄など、稟議書に必要な基本項目を整理しています。購入稟議、契約稟議、社内施策の申請など、さまざまな用途に合わせて編集して使えます。

稟議書テンプレートをダウンロードする

自社の承認ルールや決裁フローに合わせて、項目名や承認欄を調整してご利用ください。

紙・Excelの稟議管理でよくある課題

稟議書は紙やExcelでも作成できますが、運用が増えると次のような課題が出やすくなります。

• 誰が確認中なのかわからない
• 承認が止まっていても気づきにくい
• 過去の稟議書を探すのに時間がかかる
• 添付資料が別管理になりやすい
• 最新版のファイルが分からなくなる
• 承認履歴が残しにくい

小規模なうちはExcelでも対応できますが、申請件数が増えたり、承認者が複数になったりすると管理が煩雑になります。

稟議書を効率よく管理するならワークフロー化もおすすめ

稟議書の作成・回覧・承認・履歴管理を効率化したい場合は、ワークフローシステムの活用も選択肢になります。

ワークフロー化すると、申請内容、承認状況、添付資料、承認履歴をまとめて管理しやすくなります。紙やExcelで起きやすい「どこまで承認されたかわからない」「ファイルが見つからない」「承認履歴が追えない」といった課題を減らせます。

スマ楽申請では、中小企業でも使いやすいクラウド型ワークフロー申請サービスとして、稟議書をはじめとした社内申請の整理をサポートします。

よくある質問

まとめ

稟議書とは、自分の権限だけでは決められない支出・契約・購入・施策などについて、社内の承認や決裁を得るために作成する文書です。

承認されやすい稟議書を作るには、目的、背景、金額、期待効果、実施時期、添付資料をわかりやすく整理することが重要です。

まずはテンプレートを使って必要項目を押さえながら、自社のルールに合わせて調整していきましょう。紙やExcelでの管理が煩雑になってきた場合は、ワークフローシステムによる電子化も検討すると、申請・承認・履歴管理をよりスムーズに進められます。