勤怠・人事申請書テンプレート集 無料ダウンロード｜有給・残業・欠勤届など15種類
有給休暇、残業、休日出勤、欠勤届、勤務時間変更など、社内でよく使う勤怠・人事系の申請書テンプレートをまとめました。
Excel・Wordなどで社内用に編集して使えるテンプレート集です。
ダウンロードできるテンプレート一覧
以下15種類の勤怠・人事系申請書テンプレートを、1つのZIPファイルにまとめて無料ダウンロードできます。社内の就業規則や承認フローに合わせて編集してご利用ください。
Excel・Wordなどで社内用に編集して使えるテンプレート集です。
各テンプレートの使いどころ
勤怠・人事系の申請書は、用途ごとに書式を分けておくと、記入漏れや処理ミスを防ぎやすくなります。
有給休暇申請書
従業員が有給休暇を取得する際に、取得日・日数・理由などを申請するための書類です。
半休申請書
午前または午後の半日単位で休暇を取得する場合に、取得時間帯と日数を明確にするための申請書です。
時間休申請書
時間単位で有給休暇を取得する制度がある場合に、取得時間数と対象日を記録するための書類です。
残業申請書
所定労働時間を超えて勤務する場合に、事前承認を得るための申請書です。
休日出勤申請書
法定休日や所定休日に出勤する場合に、出勤日・理由・代休や振替の有無を申請するための書類です。
振替休日申請書
休日出勤に伴い、別日を休日に振り替える場合に、振替元と振替先の日付を整理するための申請書です。
代休申請書
休日出勤や深夜勤務などに対して、代わりの休日を取得する際に使う申請書です。
欠勤届
やむを得ず勤務できない場合に、欠勤日・理由を会社へ届け出るための書類です。
遅刻・早退届
定時より遅れて出社したり、早退する場合に、時間と理由を記録して報告するための書類です。
勤務時間変更申請書
時差出勤や短時間勤務など、通常と異なる勤務時間で働く場合に、変更内容を申請するための書類です。
在宅勤務申請書
自宅など会社外で勤務する日や期間を申請し、業務内容や連絡方法を共有するための書類です。
テレワーク申請書
在宅勤務と同様にリモートで業務を行う場合の申請書で、勤務場所やセキュリティ上の確認事項を記録できます。
シフト変更申請書
交代制やシフト勤務の現場で、勤務予定日や時間帯を変更する際に使う申請書です。
休職申請書
病気やケガなどで一定期間休職する場合に、休職期間や理由、業務引き継ぎを記録するための書類です。
復職申請書
休職や長期欠勤の後に復帰する際に、復職日や勤務条件、配属先などを申請するための書類です。
勤怠・人事申請テンプレートに入れるべき項目
申請書の種類によって詳細は異なりますが、勤怠・人事系のテンプレートでは、次の項目を共通で入れておくと管理しやすくなります。
| 申請者名 | 申請を行う従業員の氏名を記載します。勤怠処理や承認確認の基本情報になります。 |
|---|---|
| 所属部署 | 所属する部署やチームを記載します。承認者や人事担当が確認しやすくなります。 |
| 申請日 | 申請書を提出した日付です。申請のタイミングや承認期限の確認に使います。 |
| 対象日 | 休暇取得日、残業日、欠勤日など、申請内容の対象となる日付を記載します。 |
| 申請区分 | 有給、半休、残業、欠勤など、申請の種類を分類します。処理方法を間違えにくくするための項目です。 |
| 申請理由 | 取得理由や出勤理由など、承認判断に必要な背景を記載します。会社の運用方針に合わせて必須度を調整します。 |
| 承認者 | 上長や人事担当など、確認・承認を行う担当者を記載します。 |
| 承認日 | 承認が完了した日付を記録します。後から確認する際の重要な情報です。 |
| 備考 | 引き継ぎ事項や補足説明など、追加で共有したい内容を記載する欄です。 |
| 添付資料の有無 | 診断書やシフト表など、判断に必要な資料を添付する場合に記録します。 |
Excel・紙で管理する場合の注意点
勤怠・人事系の申請書は、Excelや紙でも運用できます。ただし、申請件数が増えると次のような課題が出やすくなります。
- 最新版のテンプレートが分からなくなりやすい
- 承認状況を追いにくい
- 申請書がメールや紙で分散しやすい
- 過去の申請履歴を探しにくい
- 労務管理上、記録の保管が重要になる
- 承認漏れ・記入漏れが起きやすい
特に労務管理では、誰が・いつ・どのような内容で申請・承認したかを後から確認できる状態を保つことが重要です。テンプレートの保管場所、ファイル名のルール、承認後の保存方法をあらかじめ決めておくとよいでしょう。
テンプレート管理から、申請・承認・履歴管理まで整理したい場合
テンプレートは、まず社内申請の形式を整えるうえで便利です。ただし、申請件数が増えると、Excelや紙だけでは「誰が申請したか」「誰が承認したか」「過去の履歴がどこにあるか」が分かりにくくなることがあります。
スマ楽申請では、申請フォーム、承認フロー、履歴、添付ファイルをまとめて管理できるクラウド型ワークフロー申請サービスを目指しています。まずは14日間無料でお試しください。
よくある質問
Q. テンプレートは無料で使えますか？
A. はい。社内での申請書作成や運用見直しにご利用いただけます。
Q. Excelで編集できますか？
A. 社内ルールに合わせて項目名や承認欄を編集して使えます。
Q. 勤怠・人事申請書は紙で管理しても問題ありませんか？
A. 紙での運用も可能ですが、申請件数が増えると承認状況や過去履歴の確認が大変になりやすいため、管理方法を決めておくことが大切です。
Q. 有給休暇申請書と欠勤届は分けた方がよいですか？
A. 分けておくと、取得する休暇の種類や勤怠処理の違いを整理しやすくなります。
Q. スマ楽申請では勤怠・人事系の申請にも使えますか？
A. スマ楽申請では、社内申請・承認・履歴管理をシンプルに扱えます。勤怠・人事系の申請管理にも使いやすい形を目指しています。
まとめ
- 勤怠・人事系の申請は、テンプレートを整えるだけでも運用しやすくなる
- ただし、Excel・紙・メールだけでは承認状況や履歴管理が煩雑になりやすい
- 申請件数が増えてきたら、クラウド型の申請管理も検討するとよい
まずはテンプレート集をダウンロードして社内の申請形式を整え、必要に応じて申請・承認の仕組みも見直してみてください。
Excel・Wordなどで社内用に編集して使えるテンプレート集です。