ワークフロー図とは？作り方・種類・記号・サンプルをわかりやすく解説
「ワークフロー図」は、業務の手順や担当者、判断条件を図形と矢印で整理するための図です。社内申請、稟議、経費精算、購買申請、問い合わせ対応など、複数の人が関わる業務では、文章だけでは流れが伝わりにくくなります。
ワークフロー図を作ることで、誰が・いつ・何を判断するのかが明確になり、業務改善やシステム化の準備にも役立ちます。
この記事では、ワークフロー図の意味、業務フロー図との違い、記号、種類、作成手順、活用例までわかりやすく解説します。
ワークフロー図とは
ワークフロー図とは、業務の手順や作業プロセスを図形と矢印で視覚的に表現したものです。開始から終了までの一連の流れを示し、判断条件や分岐も含めて整理できます。
業務フロー、処理順序、担当者、判断条件をひとつの図にまとめることで、関係者が同じイメージを持ちやすくなります。いわば「業務の地図」のような役割を果たします。
社内申請・承認フロー、受注処理、問い合わせ対応、購買申請など、複数の担当者が関わる業務では、ワークフロー図があると説明や改善がしやすくなります。ワークフロー図とは何かを理解するうえで、まず押さえておきたいのが、この「見える化」の考え方です。
ワークフロー図と業務フロー図の違い
「ワークフロー図」と「業務フロー図」は似た言葉ですが、見る粒度と目的が異なります。業務フロー図 違いを理解すると、どちらの図から作るべきか判断しやすくなります。
| 項目 | ワークフロー図 | 業務フロー図 |
|---|---|---|
| 対象範囲 | 特定の業務プロセスや処理の流れに焦点 | 組織全体の業務や部署間連携を含む広い範囲 |
| 詳細度 | 処理単位・判断分岐・作業手順まで細かく記述 | 業務の大枠や部門間のやり取りを俯瞰的に表現 |
| 主な用途 | 手順改善、マニュアル化、システム設計の準備 | 業務全体の見直し、組織設計、BPRの検討 |
| 利用者 | 現場担当者、業務改善担当、システム担当 | 経営層、管理部門、業務設計の関係者 |
現場の手順改善や承認ルートの見直しならワークフロー図から着手し、組織全体の業務改善や部署間連携の整理なら業務フロー図が向いています。中小企業では、まず申請・承認など頻度の高い業務をワークフロー図で整理し、必要に応じて業務フロー図へ広げる進め方が現実的です。
稟議や申請の基本については、稟議書とは？の記事も参考にしてください。
ワークフロー図で使う主な記号
ワークフロー図 記号を統一して使うと、誰が読んでも迷いにくい図になります。はじめて作る場合は、開始・終了・処理・判断・矢印だけでも十分です。独自の記号を使う場合は、凡例を必ずつけましょう。
| 記号 | 意味 | 使い方の例 |
|---|---|---|
| 端子（楕円） | 開始・終了 | 申請開始、承認完了 |
| 処理（長方形） | 作業・処理 | 申請内容の入力、上長確認 |
| 判断（ひし形） | 条件分岐 | 承認するか、差し戻すか |
| 書類（文書形） | 帳票・申請書 | 稟議書、経費精算書 |
| 手作業（丸角型） | 手作業工程 | 押印、紙での確認 |
| データベース | データの保管 | 申請データの保存 |
| 矢印 | 流れの方向 | 申請者から承認者へ |
記号の種類を増やしすぎると、ワークフロー図 サンプルとして共有しても読み手が混乱しやすくなります。社内で使う記号セットを決め、テンプレート化しておくと、あとから追加する申請フロー図も作りやすくなります。
ワークフロー図の種類
ワークフロー図にはいくつかの種類があります。単純な手順を整理する場合と、複数部署が関わる承認フローを整理する場合では、向いている図が異なります。ワークフロー図 種類を目的に応じて使い分けることが大切です。
フローチャート（基本型）
最もシンプルなワークフロー図の種類です。上から下、または左から右へ処理を順番に示します。
手順書や作業マニュアル、単純な確認フローの整理に向いています。小規模な業務や、はじめて図で業務を整理するときの入口として使いやすい形式です。
スイムレーン図（担当者別レーン型）
担当者や部署ごとにレーン（横の帯）を分けて、誰がどの工程を担当するかを示します。責任の所在がわかりやすくなるのが特徴です。
申請者、上長、管理部門などが関わる承認フローや申請フローの整理に向いており、中小企業の社内申請・承認業務では特に使いやすいワークフロー図の種類です。
BPMN（ビジネスプロセスモデリング記法）
国際標準の記法で、システム開発やERP連携など、複雑な業務モデリングの場面で使われます。
一般的な社内申請の整理では、最初からBPMNにこだわる必要はありません。業務が複雑化し、システム連携まで含めて厳密に定義したい段階で検討するとよいでしょう。
ワークフロー図の作り方
ワークフロー図 作り方は、大きく5つのステップに分けられます。いきなり作図ツールを開くのではなく、現場の実態を整理してから図に落とし込むと、実務に合ったワークフロー図になります。
1. 目的と対象業務を明確にする
どの業務を図にするのか、誰が読むのかを最初に決めます。稟議申請、経費精算、購買申請、問い合わせ対応など、対象を絞ると作りやすくなります。
「承認フロー図を社内で共有したい」「申請の抜け漏れを減らしたい」など、目的が明確だと、図に含める工程の判断もしやすくなります。
2. 関係者からヒアリングする
実際に作業している担当者から、手順、例外処理、判断基準を聞き取ります。上司だけでなく、現場担当者にも確認することが重要です。
口頭で行っている確認や、メールでやり取りしている差し戻しなど、帳票だけでは見えない動きも拾えると、実運用に近いワークフロー図になります。
3. ステップを洗い出し、順序を整理する
すべての作業を付箋やメモで書き出し、時系列に並べます。抜け漏れや重複がないか、関係者と確認します。
この段階では記号を使わなくても構いません。まずは「何が起きているか」をすべて出すことが、ワークフロー図 作り方の土台になります。
4. 記号を使って図に落とし込む
開始、終了、処理、判断などを記号で表現し、矢印でつなぎます。分岐条件は「承認するか」「入力内容に不備はあるか」など、具体的に書きます。
承認フロー 図や申請フロー 図では、差し戻し・否認・再申請のルートも忘れずに入れると、現場の運用とズレにくくなります。
5. レビューして改善する
関係者に見てもらい、実際の運用とズレていないか確認します。一度作って終わりにせず、業務変更に合わせて更新し続けることが大切です。
ワークフロー図は「業務の地図」です。現場の変化に合わせて地図を更新する意識を持つと、業務改善や業務効率化につながりやすくなります。
手順の詳細は、ワークフローの作り方の記事でも解説しています。
見やすいワークフロー図を書くポイント
明確さと簡潔さを優先する
1枚の図にすべてを詰め込みすぎないことが重要です。複雑な業務は、概要図（全体の流れ）と詳細図（個別の処理）に分けると、読み手が理解しやすくなります。
記号の使い方を統一する
同じ種類の処理には同じ記号を使います。部署や担当者ごとに記号の意味が変わると、ワークフロー図 サンプルとして共有したときに混乱の原因になります。
矢印の向きを統一する
基本は上から下、または左から右に統一します。戻り矢印や例外処理は必要最小限にし、ループが多いと追いにくくなります。
判断条件をあいまいにしない
「OK？」ではなく「承認するか？」「入力内容に不備はあるか？」のように、判断者が迷わない表現にします。承認フロー 図では特に重要なポイントです。
例外処理も入れる
差し戻し、否認、再申請、保留など、実際の運用で起こる分岐を入れます。理想のハッピールートだけの図は、現場では使われにくくなることがあります。
ワークフロー図の活用シーン
ワークフロー図は業種や部門を問わず活用できます。以下は、業種・場面ごとの代表的な用途です。
| 業種・場面 | ワークフロー図の用途 |
|---|---|
| 製造業 | 製造ラインの工程管理、品質検査フローの整理 |
| 営業・販売 | 受注から納品までのプロセス管理、見積・契約の確認フロー |
| 人事・総務 | 採用選考フロー、経費申請・稟議の承認フロー |
| カスタマーサポート | 問い合わせ対応、クレーム処理フローの標準化 |
| IT・システム開発 | 要件定義、開発、テスト、リリースの工程管理 |
| 医療・介護 | 受付、診察、処置、会計までの流れの整理 |
スマ楽申請のようなワークフロー申請の文脈では、次のような社内申請と相性がよい例があります。
- 稟議申請
- 経費精算
- 購買申請
- 休暇申請
- 備品購入申請
- 契約書確認
- 社内承認
紙・Excel・メールで散らばっている申請業務を見直すとき、まずワークフロー図で流れを整理し、その後に申請フォームや承認ルートへ落とし込むと、業務効率化につながりやすくなります。
ワークフロー図を作った後は申請業務の仕組み化へ
ワークフロー図を作ると、業務の流れは整理できます。ただし、図があるだけでは、実際の運用が紙・Excel・メールのままだと、次のような課題が残りやすくなります。
- 承認状況がリアルタイムで分からない
- 差し戻し理由や承認履歴が残りにくい
- 添付ファイルが申請内容と別管理になりやすい
- 最新版の申請書やルールが分かりにくい
- 承認漏れや確認漏れが起こりやすい
社内申請では、図で整理した流れを申請フォームと承認ルートに落とし込むことが次の一歩になります。スマ楽申請は、中小企業向けのクラウド型ワークフロー申請サービスとして、申請・承認・履歴・添付ファイル・通知までまとめて整理できる設計を目指しています（正式公開に向けて準備中）。
図で「業務の地図」をつくったあと、日々の運用を支える仕組みを整えることで、総務・管理部・現場の負担を減らしやすくなります。紙・Excel・メール運用との違いは、比較ページでも整理しています。
紙・Excel・メールでの申請管理に限界を感じている場合は、スマ楽申請の事前登録をご検討ください。正式公開時期やサービス内容の案内をお送りします。
セキュリティの考え方はセキュリティへの取り組みもご確認ください。
よくある質問
Q. ワークフロー図とフローチャートは同じですか？
広い意味では近い意味で使われますが、フローチャートは処理の流れを示す基本的な図で、ワークフロー図は業務プロセスや人の作業、担当者、承認経路まで含めて整理する図として使われます。
Q. ワークフロー図は無料ツールでも作れますか？
はい。draw.io、Googleスライド、PowerPointなどでも作れます。最初は無料ツールで十分ですが、チームで共同編集する場合は専用ツールも検討するとよいです。
Q. ワークフロー図はどのくらい詳しく書けばよいですか？
読む人が業務を迷わず進められる程度が目安です。1枚に収まらないほど複雑な場合は、全体図と詳細図に分けると見やすくなります。
Q. 独自の記号を使ってもよいですか？
使っても問題ありません。ただし、社内やチーム内で意味を統一し、凡例をつけることが大切です。独自記号が多すぎると、第三者が読みづらくなります。
Q. 社内申請のワークフロー図では何を入れるべきですか？
申請者、承認者、確認部署、差し戻し、否認、最終承認、通知などを入れると実運用に近い図になります。担当者別に整理したい場合はスイムレーン図が向いています。
Q. ワークフロー図を作った後は何をすればよいですか？
図をもとに、申請フォームや承認ルートを整備します。紙・Excel・メールで運用している場合は、ワークフロー申請システムで履歴や通知まで管理できるようにすると、運用しやすくなります。
まとめ
ワークフロー図は、業務手順・担当者・判断条件を見える化するための図です。業務フロー図とは目的や粒度が異なり、現場の改善にはワークフロー図、組織全体の整理には業務フロー図が向いています。
基本記号を理解し、フローチャート・スイムレーン図・BPMNを目的に応じて使い分けることで、読みやすいワークフロー図が作れます。作成後は、申請フォームや承認ルートへの落とし込みまで進めると、業務改善や業務効率化につながりやすくなります。
まずは頻度が高く、課題が見えやすい申請業務からワークフロー図を整備し、必要に応じて仕組み化を検討してみてください。