ワークフローの作り方｜業務効率化を実現する5ステップ
企業のバックオフィスや承認業務では、申請書がどこで滞っているのか分からず承認が遅れる、担当者ごとに手続きが違う、といった課題が起こりがちです。
ワークフローを整理すると、誰が・いつ・何をするのかが明確になり、申請や承認の抜け漏れを防ぎやすくなります。
この記事では、ワークフローの基本から作り方、図解のコツ、運用を定着させるポイントまで分かりやすく解説します。
この記事でわかること
- ワークフローの意味
- 業務フローやフローチャートとの違い
- ワークフローを作るメリット
- ワークフローの作り方5ステップ
- 見やすいワークフロー図を作るコツ
- Excelとワークフローシステムの使い分け
ワークフローとは？
ワークフローとは、特定の業務における手続きや情報の流れを、誰が・いつ・何を・どの順番で行うのか分かるように整理したものです。 特に申請・承認・決裁のように複数人が関わる業務で役立ちます。
ワークフローを整備すると、承認の遅れ、差し戻し、担当者ごとの判断のばらつきを減らしやすくなります。 社内申請や稟議、経費精算、購買申請など、申請承認フローを見直したい場面でよく活用されます。
業務フローやフローチャートとの違い
業務フロー
業務全体の流れを広く示すものです。部門をまたぐ大きな流れを把握するときに使われます。
フローチャート
処理手順や条件分岐を図式化するものです。作業の順序や判断ポイントを整理するときに向いています。
ワークフロー
申請・承認・決裁など、人と人の間で情報や書類がどう回るかに重点を置いた流れです。 稟議書、経費精算、休暇申請、購買申請などと相性がよい領域です。
稟議の基本については、稟議書とは？の記事もあわせてご覧ください。
ワークフロー図を作成するメリット
ワークフロー図を作成すると、申請・承認業務の流れが見える化され、業務効率化の土台をつくりやすくなります。
ワークフローの作り方5ステップ
ワークフロー作成は、次の5ステップで進めると、現場の運用に合った形に整理しやすくなります。 ワークフロー 作成 手順として、まずは目的と対象業務から始めましょう。
1. 目的と対象業務を決める
ワークフローを作る前に、「何のために作るのか」を明確にします。目的が曖昧なまま図だけを作ると、現場で使われにくいワークフローになりがちです。
たとえば、承認の滞留を減らしたい、申請の差し戻しを減らしたい、担当者ごとの手順の違いをなくしたい、引き継ぎしやすくしたい、といった課題から始めると整理しやすくなります。
2. 関係者・役割・タスクを洗い出す
誰が、いつ、何をしているのかを、現場の担当者に確認しながら洗い出します。申請者、上長、部門長、経理、総務など、関係する役割を整理します。
実際の業務には、例外処理や裏作業、口頭での確認が含まれることも多いため、書類上の理想だけでなく、現場ヒアリングを入れることが大切です。
3. 必要な書類・情報を整理する
申請書、見積書、請求書、稟議書、添付資料、承認条件など、ワークフロー上で必要になる情報を整理します。
どの段階で誰がどの情報を見るのかを明確にし、入力項目や添付ファイルのルールもここで決めておくと、あとから運用しやすくなります。
4. 業務の流れを図解する
矢印、四角形、ひし形などを使って、申請から承認・完了までの流れを図にします。左から右、または上から下に流れを統一すると読みやすくなります。
分岐条件がある場合は、「承認」「差し戻し」「条件付き承認」などを明確にします。図が複雑になりすぎる場合は、主フローと例外フローを分けて整理するのも有効です。
5. 関係者で共有し改善する
作って終わりではなく、現場担当者や承認者に確認してもらいます。実態と合わない箇所があれば修正し、運用後も定期的に見直すことで、実務に合ったワークフローに育てていけます。
見やすいワークフロー図を作るコツ
ワークフロー図 作成では、見た目の整え方も重要です。次のポイントを意識すると、関係者が読みやすい図になりやすくなります。
ワークフロー作成に使えるツール
業務フロー 作り方を検討する際は、まず手軽なツールから始め、運用の範囲が広がった段階でワークフローシステムを検討する進め方もあります。
Excel
手軽に始められるツールです。簡単なフロー図や担当者一覧の作成に向いています。ただし、承認状況の確認、通知、履歴管理、添付ファイル管理までは手作業になりやすい点に注意が必要です。
PowerPoint・作図ツール
図をきれいに作る用途に向いています。社内説明資料やマニュアルに使いやすい一方、実際の申請・承認の運用とは別管理になりやすい場合があります。
ワークフローシステム
申請、承認、差し戻し、履歴、通知、添付管理をまとめて運用できます。作ったフローをそのまま日常業務に使えるため、紙・Excel・メールでの申請管理に限界を感じたタイミングで検討しやすくなります。
ワークフロー作成でよくある失敗
- 現場に確認せず管理部門だけで作る
- 例外処理を詰め込みすぎる
- 承認者が多すぎてかえって遅くなる
- 作った後に更新されない
- 図はあるが実際の運用とつながっていない
承認フロー 作り方を検討するときも、承認者の人数や段階を増やしすぎないことが大切です。 図上は正しくても、現場で回らないフローになってしまうことがあります。
ワークフローを定着させるポイント
- 小さな業務から始める
- 頻度が高い申請から始める
- 承認ルートをシンプルにする
- 申請項目を増やしすぎない
- 運用後に差し戻し理由や滞留箇所を見直す
- 紙・Excel・メールに戻らない仕組みを作る
運用開始後は、差し戻し理由や承認待ちの箇所を見直し、ワークフローを少しずつ改善していくことが定着につながります。
スマ楽申請でできること
スマ楽申請は、中小企業向けのクラウド型ワークフロー申請サービスです（正式公開に向けて準備中）。 紙・Excel・メールで行っている社内申請を、申請・承認・履歴・添付管理までまとめて整理できます。
ワークフローシステム 中小企業向けに、次のような機能を想定しています。
紙・Excel・メール運用との違いは、比較ページでも整理しています。セキュリティの考え方はセキュリティへの取り組み、料金の目安は料金ページをご覧ください。
よくある質問
ワークフローは何から作ればよいですか？
まずは対象業務と目的を明確にし、誰が何をしているのかを洗い出すところから始めます。いきなり図を作るより、現状の作業・担当者・必要書類を整理してから図解すると実務に合ったワークフローになります。
ワークフロー図はExcelでも作れますか？
簡単なワークフロー図であればExcelでも作成できます。ただし、承認状況の確認、差し戻し、履歴管理、通知、添付ファイル管理まで行う場合は、ワークフローシステムを使う方が運用しやすくなります。
ワークフローと業務フローの違いは何ですか？
業務フローは業務全体の流れを広く示すものです。一方、ワークフローは申請・承認・決裁など、人や部署の間で情報や書類がどのように回るかに重点を置いた流れを指します。
ワークフローを作っても現場に定着しない場合はどうすればよいですか？
現場の担当者に確認しながら、実際の運用に合わない工程や例外処理を見直すことが大切です。最初から完璧な形にせず、運用しながら改善する前提で作ると定着しやすくなります。
ワークフローシステムを導入するタイミングはいつですか？
申請や承認がメール・紙・Excelに分散している、承認状況が分からない、履歴が残しづらい、差し戻しが多いといった課題が出ている場合は、ワークフローシステムの導入を検討するタイミングです。
まとめ
ワークフロー作成は、目的設定、関係者とタスクの洗い出し、必要情報の整理、図解、共有と改善の順で進めると、実務に合った形にしやすくなります。
Excelや作図ツールで始めることもできますが、申請・承認・履歴・通知まで運用するなら、ワークフローシステムの活用も選択肢になります。
まずは頻度が高く、課題が見えやすい申請業務から整備するのがおすすめです。 社内申請の電子化の優先順位については、電子化すべき社内申請とは？も参考にしてください。