社内申請をExcelで管理する方法｜申請台帳の作り方と運用の限界

1．申請書をExcelで作成してメールで送る

申請者がExcelの申請書に必要事項を入力し、上司や担当部署へメールで送る方法です。特別な準備が必要なく、普段からExcelとメールを使っている会社であればすぐに始められます。

ただし、承認者が内容を確認した後の処理方法を決めておかなければなりません。担当者ごとに保存場所やファイル名が違うと、後から申請書を探しにくくなるため、運用ルールの統一が必要です。

1. 申請者が申請書を作成する
2. 上司へメールで送る
3. 上司が承認済みと記載する
4. 管理部門へ転送する
5. 管理部門が共有フォルダへ保存する

2．共有フォルダで申請書を管理する

社内サーバーやクラウドストレージに申請書用のフォルダを作り、申請者や承認者がファイルを更新する方法です。

承認状況に応じてファイルを移動すれば、ある程度は進捗を把握できます。ただし、ファイルを移動し忘れたり、同じ申請書を複数人が保存したりすると、どのファイルが正しいのか分からなくなることがあります。

• 申請中
• 承認済み
• 差し戻し
• 却下
• 年度別
• 申請種類別

3．Excelで申請台帳を作成する

申請書とは別に、すべての申請を一覧にした申請台帳を作る方法です。申請台帳には、申請日や申請者、申請内容、承認状況などを記録します。

申請書だけを個別に保存するよりも、現在の状況を把握しやすくなります。少人数の会社や申請件数が少ない会社であれば、申請台帳を適切に更新することで、一定の管理は可能です。

1．誰の承認待ちか分からない

メールで申請書を送る運用では、現在誰が確認しているのかを一覧で把握できません。

申請者はメールを探したり、承認者に直接確認したりする必要があります。承認者がメールを見落としている場合は、申請が長期間止まることもあります。

2．最新の申請書が分からなくなる

差し戻しや修正が発生すると、同じ申請書のファイルが増えていきます。

このような状態になると、どのファイルを確認すればよいのか分かりません。誤ったファイルを承認してしまう原因にもなります。

備品購入申請.xlsx
備品購入申請_修正版.xlsx
備品購入申請_修正版2.xlsx
備品購入申請_最終.xlsx

3．申請台帳の更新が担当者任せになる

申請書と申請台帳を別々に管理する場合、申請状況が変わるたびに台帳を手作業で更新しなければなりません。

承認済みになっているのに、台帳では申請中のままになっているなど、実際の状況と記録が一致しないことがあります。

4．メールの見落としが発生する

承認依頼をメールで送る場合、他のメールに埋もれてしまうことがあります。

特に、外出や会議が多い管理者へ申請が集中すると、承認が遅れやすくなります。申請者が承認状況を確認するには、催促のメールや連絡が必要です。

5．過去の申請を探すのに時間がかかる

過去の申請書がメール、個人のパソコン、共有フォルダなどに分散していると、必要な書類をすぐに見つけられません。

ファイル名や保存場所が統一されていない場合は、さらに検索が難しくなります。監査や社内確認の際に、過去の承認内容を整理する作業が発生します。

6．複数拠点や外出先から処理しにくい

会社の共有フォルダに申請書を保存している場合、社外からアクセスできないことがあります。

営業所、店舗、工場、現場など複数の拠点がある会社では、本社へ申請書を送るだけでも手間がかかります。スマートフォンでExcelファイルを開いて確認することもできますが、入力や承認作業には向かない場合があります。

7．担当者が退職すると運用が分からなくなる

Excelの申請台帳やフォルダ管理が特定の担当者に依存していると、異動や退職の際に引き継ぎが難しくなります。

申請書の保存ルール、ファイル名、更新方法などが明文化されていなければ、担当者が変わるたびに管理方法も変わってしまいます。

申請件数が増えてきた

申請件数が増えると、台帳の入力、ファイル保存、承認依頼、催促などの作業も増えます。管理担当者がExcelを更新すること自体が負担になっている場合は、運用方法を見直した方がよいでしょう。

承認が頻繁に止まる

「上司がメールを見ていなかった」「誰に送るか分からなかった」といった理由で申請が止まる場合は、承認経路を仕組み化する必要があります。

複数の拠点から申請が届く

店舗、工場、営業所、現場などから本社へ申請が届く会社では、メールやファイルの管理が複雑になりやすいです。スマートフォンから申請や承認ができる仕組みに変えることで、移動中や外出先でも処理しやすくなります。

過去の申請を探す機会が増えた

経費精算、備品購入、稟議などの過去資料を頻繁に確認する場合は、申請内容や承認履歴を検索できる仕組みが必要です。

承認者が複数いる

一次承認、二次承認、最終承認など、複数の承認者がいる場合は、Excelとメールだけで進捗を管理するのが難しくなります。

情報管理に不安がある

個人のパソコンやメールボックスに申請書が残っている状態では、会社として情報を管理しにくくなります。退職者のパソコンやアカウントに申請データが残る可能性もあります。

必要な申請書を作成できるか

有給休暇、経費精算、備品購入、稟議など、自社で使用している申請書を作成できるか確認します。高機能なシステムでも、自社の申請内容に合わなければ運用しにくくなります。

従業員が使いやすいか

申請システムは、一部の管理者だけでなく、多くの従業員が使用します。操作が複雑だと、申請方法に関する問い合わせが増えるため、入力画面や承認画面の分かりやすさが重要です。

スマートフォンから利用できるか

営業担当者、現場作業員、店舗スタッフなど、パソコンを常に使わない従業員がいる場合は、スマートフォン対応を確認します。

料金体系が分かりやすいか

1ユーザーごとに料金がかかるシステムでは、従業員数が増えるほど月額料金も上がります。現在の人数だけでなく、今後の採用や拠点拡大も考えて比較する必要があります。

承認履歴が残るか

誰が、いつ、どのような判断をしたか確認できることも重要です。差し戻しや否認があった場合に、理由や経緯を確認できるシステムを選びます。

導入や管理が難しくないか

情システム担当者がいない中小企業では、初期設定や日常管理に専門知識が必要なシステムは負担になります。自社で無理なく設定・運用できるかを確認しましょう。

1．現在使用している申請書を整理する

まずは、社内で使用している申請書を一覧にします。

ほとんど使われていない申請書や、内容が重複しているものがあれば、この段階で整理します。

• 有給休暇申請
• 欠勤・遅刻・早退届
• 経費精算
• 備品購入申請
• 名刺作成申請
• 稟議書
• 出張申請
• 残業申請

2．承認経路を確認する

申請ごとに、誰が承認しているか確認します。担当者によって承認経路が異なっている場合は、システム化する前にルールを統一します。

3．利用頻度の高い申請から移行する

最初からすべてを切り替えると、設定や説明の負担が大きくなります。有給休暇や経費精算など、利用頻度が高く内容が分かりやすい申請から始めるのがおすすめです。

4．一部の部署で試す

最初は管理部門や特定の部署だけで試し、入力項目や承認経路に問題がないか確認します。実際に利用した従業員から意見を集め、必要に応じて修正します。

5．Excelとの二重管理を長期間続けない

移行期間中にExcelとシステムの両方を使用することはありますが、二重管理を長期間続けると、かえって作業が増えてしまいます。運用が安定したら、どちらを正式な記録とするのか明確にします。