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【2026年】ワークフローシステム比較11選｜中小企業に合う申請管理ツールの選び方

紙・Excel・メールで申請や承認を管理している中小企業向けに、ワークフローシステムの選び方と主要サービスの違いを解説します。

高機能な大企業向けサービスだけでなく、「情シス担当がいない会社でも始めやすいか」という視点も大切です。料金は2026年6月時点の公式情報をもとに整理していますが、最新の条件は各公式サイトでご確認ください。

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムは、社内申請・承認・稟議・経費精算・休暇申請などの業務フローを電子化する仕組みです。申請者がフォームから申請し、承認者が内容を確認して承認・差し戻しを行い、履歴として残します。

紙・Excel・メールで運用していると、申請が分散し、承認状況が見えにくく、添付資料や差し戻し理由が探しづらくなることがあります。紙申請やExcel申請の課題を整理したうえで、電子化を検討する企業が増えています。

承認状況の見える化
申請・承認履歴の保存
過去申請の検索
添付ファイルの一元管理

これらは申請履歴の管理やセキュリティ・権限設計とあわせて検討すると、導入後の運用がしやすくなります。

比較前に見るべきポイント

ワークフローシステムを比較する際は、機能一覧だけでなく、自社の規模や運用体制に合うかを見ることが大切です。

申請フォームを作りやすいか
承認ルートを柔軟に設定できるか
スマホから申請・承認できるか
料金体系が自社規模に合うか
Google Workspace / Microsoft 365 / kintone などと連携できるか
セキュリティ・権限管理・履歴管理が十分か
情シス担当がいない会社でも運用できるか

ワークフローシステム比較11選

以下は、中小企業が検討しやすい主要サービスを紹介する比較記事です。順不同であり、特定の製品を推奨するものではありません。

ジョブカンワークフロー

株式会社ドーナツが提供するクラウド型ワークフロー。申請書の電子化から承認、検索までを一括で扱えます。

特徴: 汎用申請書の作成・申請・承認、細かな承認経路・分岐設定、フリーワード検索などが特徴です。ジョブカン経費精算との連携プランもあります。
料金の目安: 初期費用0円。ワークフローは1ユーザーあたり月額300円（税別）から（公式料金ページの記載）。30日間の無料お試しあり。
向いている会社: 申請の種類が多く、経費精算とあわせて検討したい中小〜中堅企業。
注意点: 経費精算連携プランは単価が異なります。最新料金は公式サイトで確認してください。

X-point Cloud

株式会社エイトレッドのクラウド型ワークフロー。紙やExcelの帳票イメージを保ったまま電子化できます。

特徴: ノーコードでのフォーム作成、承認ルート設定、スマホアプリ、検索・集計、外部システム連携（API）などが充実しています。
料金の目安: 初期費用0円。スタンダードは500円×ユーザー数/月（税別）。プリペイド年額は475円×ユーザー数×12/年（税別）。30日間無料トライアルあり。
向いている会社: 帳票の見た目を変えずに電子化したい企業、中〜大規模の組織。
注意点: オプションは別途費用がかかる場合があります。

kickflow

AI搭載のクラウド型ワークフローシステム。申請・承認業務のデジタル化を支援します。

特徴: 柔軟な承認フロー、組織管理、外部連携などを備えたSaaS型ワークフロー。AI機能の活用も訴求されています。
料金の目安: 初期費用0円。料金は利用人数・プランにより異なるため、公式サイトで要問い合わせ。30日間の無料トライアルあり。
向いている会社: 中規模以上で、柔軟な承認フローや組織管理が必要な企業。
注意点: 公開されている料金表が限定的なため、見積もり時に最低ユーザー数やプラン条件を確認してください。

コラボフロー

株式会社コラボスタイルのクラウドワークフロー。複雑な承認フローもノーコードで設計できます。

特徴: スタンダード・プレミアム・エンタープライズのプランがあり、kintoneやMicrosoft Teamsなどとの連携オプションも用意されています。
料金の目安: 初期費用0円。スタンダードは月額500円/ユーザー（税別）、最低5ユーザー・最低2か月から。プレミアムは月額800円/ユーザー（税別）。
向いている会社: チーム単位から始めたい企業、連携機能を段階的に広げたい企業。
注意点: モバイルアプリや帳票出力などはプランやオプションにより異なります。

Create!Webフロー

シャープビジネス・システムズが提供するワークフロー。クラウド版とパッケージ版があります。

特徴: 既存の申請・承認プロセスを踏襲した電子決裁、スマホ対応、各種連携オプションなど。
料金の目安: クラウド版は初期費用0円、月額500円/ユーザー（税別）、最低10ユーザー。年額まとめて払いは5,500円/ユーザー/年（税別）。
向いている会社: これまでの申請様式を維持しつつ電子化したい中小〜中堅企業。
注意点: 契約は1年単位。連携オプションは環境単位の別料金です。

AgileWorks

エイトレッドのエンタープライズ向けワークフロー。大規模組織向けの高機能製品です。

特徴: 同時接続ライセンス制、高度なワークフロー設計、大規模な承認・決裁業務への対応。クラウド版とパッケージ版があります。
料金の目安: クラウド版は初期費用0円、基本サービス月額300,000円（税別）から（50同時接続ライセンス含む）。パッケージ版は初期240万円（税別）から。
向いている会社: 大規模企業、同時利用者数が多い組織、高度なワークフローが必要なケース。
注意点: 中小企業にはコスト・運用負担が大きくなりやすい製品です。

rakumo ワークフロー

Google Workspaceを拡張するワークフロー。ノーコードで申請書を作成し、電子決裁を行えます。

特徴: Google Workspace連携、スマホ対応、Slack通知、クラウドサイン連携（別契約）など。人事異動時の経路変更もしやすい設計です。
料金の目安: 初期費用不要。ワークフロー単体は月額500円/ユーザー（税別）、年額6,000円/ユーザー（税別）。Google Workspace（有料版）が別途必要。契約は12ヶ月単位。
向いている会社: すでにGoogle Workspaceを使っている企業。
注意点: Google Workspaceのライセンス費用も合わせて見積もる必要があります。

Gluegent Flow

インフォコムのクラウドワークフロー。Microsoft 365やGoogle Workspaceと連携しやすい設計です。

特徴: SSO連携、Excel連携、生成AIサポート、柔軟なフォーム・経路設計、モバイルアプリなど。
料金の目安: 初期費用・サポート費用0円。ビジネスプラン月額500円/ユーザー（税別）。モバイルアプリ・外部連携・生成AIサポート等は0円と公式に記載。
向いている会社: Microsoft 365 / Google Workspace環境の中堅・大企業。
注意点: 連携範囲やプラン詳細は公式資料で最新情報を確認してください。

kintone

サイボウズの業務アプリプラットフォーム。ワークフロー専用製品ではありませんが、アプリとプラグインで申請・承認を構築できます。

特徴: 申請アプリの自作、外部連携、プラグイン拡張、モバイル対応。コラボフローなどの連携も選択肢になります。
料金の目安: 初期費用無料。ライトコース月額1,000円/ユーザー（税別・最低10ユーザー）、スタンダードコース月額1,800円/ユーザー（税別・最低10ユーザー）。
向いている会社: 申請以外の業務データもまとめて管理したい企業。
注意点: ワークフロー機能はアプリ設計や追加連携の検討が必要です。

サイボウズ Office

中小企業向けグループウェア。ワークフロー機能を含む標準機能で社内申請を扱えます。

特徴: 掲示板、スケジュール、ワークフロー、ファイル共有などをワンパッケージで提供。カスタムアプリはプレミアムコースで利用可能。
料金の目安: 初期費用無料。スタンダードコース月額600円/ユーザー（税別・最低5ユーザー）、プレミアムコース月額1,000円/ユーザー（税別）。
向いている会社: グループウェアと申請管理をまとめて導入したい中小企業。
注意点: 専用ワークフロー製品と比べ、申請業務に特化した機能は限定的な場合があります。

スマ楽申請

中小企業向けクラウド型ワークフロー申請サービス（準備中）。紙・Excel・メールで散らばる申請を、申請・承認・履歴・添付までまとめて管理することを目指しています。

特徴: 申請フォーム、承認フロー、申請履歴、添付ファイル、メール通知、スマホ対応、Googleスプレッドシート副保存など。
料金の目安: 初期費用は0円、月額5,500円（税込）予定で提供予定です（1社あたり・最大120ユーザーまでを想定）。現在は事前登録受付中で、正式な料金・提供条件は公開時に案内予定。
向いている会社: 情シス担当がいない中小企業、紙・Excel・メールからシンプルに移行したい企業。
注意点: 正式公開前のサービスです。機能や料金は変更となる場合があります。

正式公開前の事前登録はこちらから受け付けています。機能一覧や料金もあわせてご確認ください。

ワークフローシステム比較表

料金は税別表記が多いため、比較表では目安のみを記載しています。詳細は各公式サイトをご確認ください。

主要11サービスの比較（2026年6月時点・目安）

サービス名	料金目安	初期費用	向いている企業	特徴	公式サイト
ジョブカンワークフロー	300円~/人月	0円	中小〜中堅	申請電子化	公式
X-point Cloud	500円/人月	0円	中〜大規模	帳票再現	公式
kickflow	要問い合わせ	0円	中規模以上	AI対応	公式
コラボフロー	500円~/人月	0円	チーム導入	ノーコード	公式
Create!Webフロー	500円/人月	0円	中小〜中堅	既存様式	公式
AgileWorks	30万円~/月	0円	大企業	大規模WF	公式
rakumo WF	500円/人月	0円	Google利用	GW連携	公式
Gluegent Flow	500円/人月	0円	M365/GWS	SSO連携	公式
kintone	1,000円~/人月	0円	業務統合	アプリ基盤	公式
サイボウズ Office	600円/人月	0円	中小企業	グループウェア	公式
スマ楽申請	5,500円/社月予定	0円	中小・少人数	シンプル申請	事前登録

※料金・最低ユーザー数・契約条件は変更される場合があります。導入前に必ず公式の料金ページで最新情報を確認してください。

中小企業に合うワークフローシステムの選び方

いきなり高機能な製品を選ばず、よく使う申請から始める
管理者が設定を続けられるか（フォーム変更、承認ルート見直し）を確認する
月額費用だけでなく、初期設定・運用・連携の負担も見積もる
無料トライアルで実際の承認フローを試す
自社のユーザー数・最低契約数が料金に与える影響を確認する

有給申請や経費精算など、利用頻度の高い申請から始めると、社内の理解も得やすくなります。他社サービスとの比較ページも参考にしながら、自社に合う製品を絞り込んでください。

紙・Excel・メールから移行する際の注意点

既存の申請書をそのまま移すのではなく、必要項目を整理する
承認ルート（誰が、どの順番で承認するか）を明確にする
添付ファイルの保管場所と保存期間を決める
申請・承認・差し戻しの履歴が残る状態にする
社内ルールを簡潔なマニュアルにまとめ、周知する

スマ楽申請が向いている会社

スマ楽申請は、いま準備中の中小企業向けワークフロー申請サービスです。次のような会社に向いていると考えています。

紙・Excel・メールで申請管理している
誰のところで承認が止まっているか分からない
情シス担当がいない、または少人数体制
まずはシンプルに申請・承認・履歴管理を始めたい
高機能すぎる大企業向けサービスは重いと感じている
月額費用を抑えて始めたい

正式公開前のため、現在は事前登録で公開案内を受け取れます。登録しても契約確定ではありません。

スマ楽申請の事前登録はこちら

よくある質問

Q. ワークフローシステムとは何ですか？

A. 社内の申請・承認・決裁などの業務フローを電子化し、申請内容・承認状況・履歴を管理する仕組みです。稟議、経費精算、休暇申請などに使われます。

Q. ワークフローシステムとグループウェアの違いは何ですか？

A. グループウェアは情報共有やコミュニケーション全般を扱い、ワークフロー機能はその一部です。申請・承認に特化した運用をしたい場合は、専用のワークフローシステムの方が向くことがあります。

Q. 中小企業でもワークフローシステムは必要ですか？

A. 申請件数や承認者の数が増えるほど、紙・Excel・メール管理の限界が出やすくなります。人数が少なくても、履歴や添付資料の管理が必要なら検討の価値があります。

Q. Excelで申請管理するのはなぜ限界がありますか？

A. 最新版の管理、承認日時の記録、差し戻し理由の保管、添付ファイルとの紐づけなどが難しくなりがちです。複数人で運用すると確認漏れも起きやすくなります。

Q. 料金はユーザー数で変わりますか？

A. 多くのクラウド型ワークフローはユーザー数課金です。一方、AgileWorksのように同時接続課金の製品や、スマ楽申請のように社単位の料金設計もあります。公式料金ページで確認してください。

Q. 無料トライアルで確認すべきことは何ですか？

A. 申請フォームの作りやすさ、承認ルートの設定、スマホからの操作、通知、履歴の見え方、管理者の運用負担などを、実際の申請フローで試すことが大切です。

Q. 情シス担当がいなくても導入できますか？

A. ノーコードで設定できる製品は、総務・人事などの担当者が運用しやすい設計になっていることが多いです。ただし、初期設計や社内ルール整理は必要です。

まとめ

ワークフローシステムは、料金だけでなく運用しやすさ・承認ルート・履歴管理・連携性で選ぶべきです。中小企業では、まずよく使う申請から小さく始めるのが現実的です。

紙・Excel・メールからの移行を検討している場合は、スマ楽申請の事前登録で公開時期や提供条件の案内を受け取ることもできます。