GroupSessionとスマ楽申請を比較｜中小企業のワークフロー導入にはどちらが向いている？

GroupSessionとスマ楽申請の違いを先にまとめると

GroupSessionとスマ楽申請の比較一覧

GroupSession ワークフローを含めたグループウェア全体と、申請特化のスマ楽申請では、サービス設計が大きく異なります。まずは一覧で違いを確認してください。

• ※料金・機能は各社公式サイトの2026年7月15日時点の情報をもとにしています。変更される可能性があります。

GroupSessionとは

GroupSessionは、日本トータルシステム株式会社が提供するグループウェアです。無料版、クラウド版のGroupSession byCloud、エンタープライズ版ZIONがあり、組織の規模や運用方針に合わせて選べます。

スケジュール、掲示板、ファイル共有、チャット、稟議（ワークフロー）などをまとめて利用できる点が特徴です。無料版はユーザー数無制限で利用でき、公式サイトでは快適な利用人数として300ユーザーまでが推奨されています。

ただし、GroupSession 無料はライセンス料金がかからないという意味であり、運用費用が完全にゼロになるわけではありません。無料版は自社でサーバーを準備し、インストール・保守を行う必要があります。バックアップ、アップデート、障害対応、セキュリティ管理なども利用者側の運用として発生する可能性があります。

GroupSessionのワークフロー機能

GroupSessionの稟議（ワークフロー）は、単なる簡易申請ツールではありません。公式情報では、次のような機能が案内されています。

• オリジナル申請フォームの作成
• ドラッグ＆ドロップによる申請書・経路作成
• 申請書と承認経路のテンプレート管理
• 代理人設定
• 平行承認
• 後閲機能
• PDF・CSV出力
• 申請IDの設定
• 承認後の外部システム連携
• 過去申請の検索・管理

日本企業でよく求められる代理人や平行承認、後閲まで含むため、グループウェアに付属する機能としても充実しています。高度な承認経路や豊富なワークフロー機能を一つの製品の中で使いたい場合は、GroupSessionが候補になります。

スマ楽申請とは

スマ楽申請は、中小企業向けのクラウド型ワークフロー申請システムです。紙、Excel、メールによる社内申請を電子化し、申請・承認業務に絞って導入しやすくしています。

主な機能としては、申請フォームの作成、固定承認者または部署責任者を使った承認ルート、申請・承認・否認・差し戻し・再申請、申請履歴の保存、添付ファイル、確認機能、メール通知、Googleスプレッドシートへの副保存、スマートフォン対応があります。詳細は機能ページをご確認ください。

料金は1社月額5,500円（税込）、最大120ユーザーまで利用できます。14日間無料でお試しいただけます。詳しくは料金ページをご覧ください。

GroupSessionとスマ楽申請の料金を比較

GroupSession 料金は、無料版・クラウド版・エンタープライズ版で考え方が異なります。ここでは代表的な無料版とbyCloudの公開情報、およびスマ楽申請の料金を整理します。

GroupSession無料版

• ライセンス料金は無料
• ユーザー数無制限
• 利用者側でサーバーの準備と管理が必要
• データ容量は設置環境に依存
• 必要に応じて有償サポートやモバイルオプションを利用

GroupSession 無料はライセンス面での負担を抑えやすい一方、サーバーや運用担当者の費用は企業ごとに異なります。そのため、単純に「無料だから総コストが低い」とは限りません。

GroupSession byCloudスマートプラン

2026年7月15日時点の公式情報では、スマートプランは1ユーザー月額300円相当（表示価格は税別）です。年単位契約で、最低5ユーザー、最大300ユーザー、初期費用無料、1ユーザーあたり5GB、30日間無料トライアルが案内されています。月額300円とだけ見ると月契約と誤解しやすいため、年単位契約である点に注意してください。

GroupSession byCloudプレミアムプラン

プレミアムプランは1ユーザー月額600円相当（表示価格は税別）で、年単位契約です。プランごとにユーザー数の上限が固定され、初期費用があります。100ユーザーを超える場合は専用サーバープランが案内されています。

スマ楽申請

• 1社月額5,500円（税込）
• 最大120ユーザー
• 14日間無料
• 利用人数が増えても120ユーザーまでは同額

利用人数が増えた場合の料金差

GroupSession byCloudスマートプランとスマ楽申請を、利用人数別に比較します。無料版はサーバーや運用担当者の費用が企業ごとに異なるため、この表には含めていません。

• ※GroupSession byCloudスマートプランを1ユーザー月額300円として単純計算した金額です。GroupSessionは年単位契約・税別、スマ楽申請は月額契約・税込のため、税区分と契約条件が異なります。また、両サービスは機能範囲が異なるため、料金だけでなく必要な機能を含めて比較してください。

グループウェア全体か、ワークフロー特化か

GroupSession 代替を探すときに迷いやすいのが、「グループウェア全体を入れ替えるのか」「申請・承認だけを置き換えるのか」という視点です。

GroupSession

• スケジュール
• 施設予約
• 掲示板
• チャット
• ファイル管理
• WEBメール
• タイムカード
• 日報
• アドレス帳
• ワークフロー

GroupSessionは幅広い業務をまとめられる点が強みです。社内ツールをできるだけ一元化したい企業には向きやすいです。

スマ楽申請

• 申請フォーム
• 承認ルート
• 申請・承認履歴
• 添付ファイル
• 確認機能
• メール通知
• Googleスプレッドシート副保存

スマ楽申請は、既存のチャット、カレンダー、メールなどを変えず、申請業務だけを置き換えやすい点が特徴です。ワークフローシステム 中小企業での導入を検討するとき、すでに他のグループウェアやチャットを使っている場合は、申請特化型の方が負担を抑えやすいことがあります。

承認ルートや申請フォームの違い

GroupSessionは、代理人、平行承認、後閲、外部API連携など、複雑な運用へ対応しやすい構成です。申請書や経路をテンプレート管理し、細かく設計したい企業に向きやすいです。

スマ楽申請は、固定承認者や部署責任者を使った分かりやすい承認ルートを中心としています。難しい設定を減らし、一般的な社内申請を早く電子化したい場合に選びやすくしています。

導入後の管理や運用負担を比較

GroupSession無料版

無料版では、次のような作業を利用企業側で行う必要があります。

• サーバー準備
• インストール
• ネットワーク設定
• バックアップ
• アップデート
• 障害対応
• セキュリティ管理

社内にサーバーやシステムを管理できる担当者がいる場合は、この運用負担を前提に導入を検討できます。

GroupSession byCloud

クラウド版なのでサーバー管理は提供会社側が行います。無料版より導入しやすく、情報システム担当者が少ない場合でも検討しやすい選択肢です。

スマ楽申請

クラウドサービスのためサーバー構築が不要で、申請フォームや承認ルートの設定から始められます。提供形態の違いがあるため、GroupSession無料版だけを取り上げて「GroupSessionは導入が難しい」と断定するのは適切ではありません。無料版・byCloud・スマ楽申請のそれぞれで、運用負担の所在が異なります。

GroupSessionのメリットと導入前に確認したい点

メリット

• 無料版がある
• ユーザー数無制限
• グループウェア機能が豊富
• ワークフロー機能が高機能
• 自社サーバーで運用できる
• カスタマイズの自由度が高い
• クラウド版も選択できる

導入前に確認したい点

• 無料版はサーバー管理が必要
• 多機能なため、必要な設定項目も多くなる
• クラウド版は利用人数に応じて料金が増える
• プレミアムプランは年単位契約と初期費用がある
• ワークフロー以外の機能が不要な場合は、機能範囲が広すぎる可能性がある

上記は必ずしも短所ではなく、企業の目的や体制によって評価が変わる点です。グループウェア全体を求めているなら強みになり、申請だけを置き換えたいなら過剰になることがあります。

スマ楽申請のメリットと導入前に確認したい点

メリット

• 申請・承認業務に特化している
• サーバー構築が不要
• 1社固定料金
• 最大120ユーザーまで同額
• 中小企業向けの分かりやすい操作
• Googleスプレッドシートへ副保存できる
• 14日間無料で試せる

導入前に確認したい点

• スケジュールやチャットなどのグループウェア機能はない
• GroupSessionほど複雑な承認経路には対応していない
• 利用上限は120ユーザー
• 自社サーバーへインストールするオンプレミス版はない

スマ楽申請は、申請と承認をシンプルに始めたい中小企業向けです。一方で、グループウェア一元化や大規模・複雑なワークフローを求める場合は、GroupSessionなど別の選択肢を含めて検討してください。

GroupSessionとスマ楽申請はそれぞれどのような企業に向いている？

GroupSessionが向いている企業

• グループウェアをまとめて導入したい
• スケジュールや掲示板も一元化したい
• 高度なワークフロー設定が必要
• 自社サーバーで運用したい
• システム管理を担当できる人材がいる
• 大人数で利用したい

スマ楽申請が向いている企業

• 紙やExcelの申請を早く電子化したい
• 申請と承認だけをシンプルに管理したい
• 情報システム担当者がいない
• 既存のメールやチャットを変えたくない
• 料金を1社固定にしたい
• 120ユーザー以下の中小企業

迷ったときに確認したい5つのポイント

1. ワークフロー以外のグループウェア機能も必要か
2. サーバーを自社で管理できるか
3. 高度な承認ルートが必要か
4. 利用人数の増加で料金が変わっても問題ないか
5. 社内へ定着させやすいシンプルさを重視するか

チェックリストの前半に当てはまる項目が多いほどGroupSession寄り、後半の「申請だけをシンプルに」が強いほどスマ楽申請寄りになります。どちらが正解と決めるのではなく、自社の優先順位で選ぶことが大切です。

まとめ｜多機能なGroupSessionと、申請特化のスマ楽申請

GroupSessionは、ワークフローを含む幅広いグループウェア機能をまとめて導入したい企業に向いています。

スマ楽申請は、既存の社内ツールを大きく変えず、申請・承認業務をシンプルに電子化したい中小企業に向いています。

スマ楽申請を検討する場合は、まず14日間無料で実際の申請・承認操作を試すと、自社の運用に合うか判断しやすくなります。こちらから無料体験を開始できます。ほかの比較記事は比較ページからもご覧ください。

よくある質問